Comment travaille un Agent / Agente de planification

En immersion professionnelle, découvrez ces tâches et missions et comment il utilise ces compétences techniques et professionnelles.

Compétence 1 : Planification stratégique

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un client a commandé un événement d’entreprise dans un lieu déterminé et à un certain jour et heure. Cependant, le lieu a subi des dommages à la suite d’une catastrophe naturelle, et le client exige une alternative avant la date de l’événement.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Accès à Internet, téléphone, email, logiciel de planification d’événements, catalogue de lieux alternatifs, planificateur en ligne de voyages retards et conditions météorologiques en temps réel.

Pour résoudre le problème, l’agent de planification doit d’abord communiquer avec le client pour comprendre ses besoins et ses préférences, et ensuite utiliser ses compétences en planification stratégique pour identifier des lieux alternatifs qui répondent à ces critères. Elle doit également tenir compte des contraintes telles que la disponibilité des lieux, les coûts et la distance par rapport au lieu initial. L’agent doit informer le client en temps réel pour tenir informé de tous les changements et être prêt pour les répercussions possibles.

Compétence 2 : Communication

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le client demande plus de détails sur l’événement, notamment sur les équipements de scène et les options de restauration.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Email, téléphone, chatbot et réseaux sociaux.

L’agent de planification doit communiquer régulièrement avec le client en utilisant une variété de canaux de communication pour répondre à toutes leurs questions et préoccupations. Elle doit également être en mesure de présenter clairement des idées et des informations techniques d’une manière compréhensible pour le client. L’agent doit utiliser une communication respectueuse et professionnelle pour établir une relation de confiance et travailler efficacement avec le client.

Compétence 3 : Analyse

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le client demande une fête d’entreprise pour son personnel de vente dans l’objectif d’améliorer les ventes de l’entreprise, mais il ne sait pas comment mesurer le succès de l’événement.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Logiciel d’analyse de données, tableur, évaluation de la performance et questionnaires de satisfaction.

L’agent de planification doit analyser les objectifs, les attentes et les préférences du client pour élaborer des KPI’s pour l’événement. Elle doit mettre en place des mécanismes de mesure pour obtenir des retours sur l’expérience, puis analyser les résultats pour déterminer si les objectifs ont été atteints. L’agent doit s’assurer que la mesure de la performance de l’événement est précise et fiable pour le client. Elle doit présenter les résultats et recommander des mesures d’amélioration pour les autres événements.

Compétence 4 : Organisation

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le client a demandé un changement de menu d’urgence avant la date de l’événement.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Planificateur d’événements, contacts de fournisseurs alimentaires, catalogue de menus alternatifs, et les budgets du programme.

L’agent de planification doit utiliser ses compétences organisationnelles pour trouver un fournisseur alternatif de nourriture, obtenir tous les changements dans l’ordre et s’assurer que la nourriture est livrée à temps. Elle doit également être en mesure de s’adapter aux exigences de budget du client. L’agent doit informer le client de tous les changements et être prête à résoudre d’autres problèmes connexes.

Compétence 5 : Gestion des risques

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le lieu d’un événement est contrôlé par des manifestants et les clients ont peur de se rendre à l’événement.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Réseaux sociaux, contacts de la sécurité, système de notification d’urgence, et les plans de sécurité.

L’agent de planification doit être capable de gérer les risques pour les clients dans un environnement difficile en utilisant ses compétences de gestion des risques. Elle doit évaluer la situation de sécurité, prendre des décisions rapidement et efficacement et mettre en place des mesures d’urgence. L’agent doit utiliser toutes les formes de communication disponibles pour tenir le client informé régulièrement de la situation de l’événement. Elle doit également être en mesure de travailler en collaboration étroite avec d’autres collègues et les services de sécurité pour assurer la sécurité et la satisfaction des clients.

Compétence 6 : Résolution de problème

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le client organise un événement bénéfice pour une organisation caritative, mais ne peut pas aller de l’avant sans l’approbation de la mairie.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Téléphone, email, contacts de la mairie et des autorités locales, documents de planification de l’événement, environnement juridique et réglementaire.

L’agent de planification doit utiliser ses compétences en résolution de probl