Comment travaille un Secrétaire facturier / facturière

En immersion professionnelle, découvrez ces tâches et missions et comment il utilise ces compétences techniques et professionnelles.

Compétence 1 : Maîtriser les logiciels de facturation et de gestion administrative

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un client se plaint de ne pas avoir reçu sa facture et menace d’annuler sa commande si elle n’est pas réglée rapidement. Il faut retrouver la facture manquante et la renvoyer au client dans les plus brefs délais.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Logiciel de facturation, ordinateur, communication par e-mail ou courrier postal.

Pour résoudre ce problème, le Secrétaire facturier doit d’abord localiser la facture manquante en utilisant le logiciel de facturation. Il doit ensuite communiquer avec le client pour s’assurer qu’il a bien reçu la facture et la renvoyer immédiatement s’il ne l’a pas reçue. Si le client a déjà payé, le Secrétaire facturier doit confirmer le paiement et mettre à jour les données de facturation dans le système.

Compétence 2 : Gérer les factures en retard et les paiements

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un client refuse de payer une facture en raison d’un problème avec les marchandises livrées. Il faut résoudre le différend et récupérer le paiement dû.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : communication verbale et écrite, CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés)

Pour résoudre ce problème, le Secrétaire facturier doit d’abord communiquer avec le client pour comprendre les raisons de son refus de payer. Il doit ensuite travailler avec les équipes internes et externes (services juridiques, service clientèle) pour résoudre le différend. Si la réponse n’est pas favorable, il est possible de contacter la CNIL ou de prendre des mesures légales pour récupérer le paiement dû.

Compétence 3 : Gérer les stocks

Scénario de cas professionnel à résoudre : Une commande pour un client ne peut être expédiée car les marchandises ne sont pas en stock. Il faut trouver des solutions pour satisfaire le client sans causer de perturbation pour les autres clients ou le processus de commande.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Communication verbale et écrite, outil de gestion de stocks, méthodes de planification.

Pour résoudre ce problème, le Secrétaire facturier doit d’abord vérifier les options disponibles pour satisfaire le client sans compromettre le processus de commande et la satisfaction des autres clients. Il doit ensuite communiquer avec le client pour lui fournir des options alternatives et mettre à jour le système de commande pour éviter de futurs retards dans la livraison.

Compétence 4 : Synthétiser et communiquer les informations de manière précise et claire

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un client appelle pour des informations sur sa facture et ne peut pas fournir les références exactes de la commande. Il faut les retrouver rapidement pour répondre à la demande.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : logiciel de facturation, communication verbale, méthodes de recherche d’informations.

Pour résoudre ce problème, le Secrétaire facturier doit d’abord écouter attentivement le client pour comprendre ses besoins. Il doit ensuite utiliser le logiciel de facturation pour rechercher les informations relatives à la commande et les communiquer clairement et précisément au client pour répondre à sa demande.

Compétence 5 : Respecter les réglementations et les normes en vigueur

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un client demande une facture avec un type de TVA spécifique. Il faut s’assurer que la facture est conforme aux réglementations et aux normes en vigueur.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : logiciel de facturation, documentation fiscale, communication verbale ou écrite.

Pour résoudre ce problème, le Secrétaire facturier doit d’abord se référer à la documentation fiscale pour comprendre les exigences de TVA spécifiques pour le client. Il doit ensuite s’assurer que la facture est conforme aux réglementations et aux normes en vigueur et communiquer clairement avec le client sur tout ajustement ou besoins spécifiques.

Compétence 6 : Gérer les situations difficiles et les conflits

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un client est en colère en raison d’un retard de livraison et menace de prendre des mesures légales. Il faut gérer la situation avec tact et diplomatie.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Communication verbale, documentation contractuelle, outils de gestion de la relation client.

Pour résoudre ce problème, le Secrétaire facturier doit d’abord écouter attentivement le client pour comprendre ses préoccupations. Il doit ensuite se référer à la documentation contractuelle pour expliquer les raisons du retard de livraison. Il doit être empathique et faire preuve de tact et de diplomatie pour apaiser le client et trouver une solution pour répondre à ses besoins. Si cela est nécessaire, il doit également travailler avec les équipes internes et externes pour résoudre le problème de manière satisfaisante pour tous les parties prenantes.