Comment travaille un Secrétaire administratif / administrative

En immersion professionnelle, découvrez ces tâches et missions et comment il utilise ces compétences techniques et professionnelles.

Compétence 1 : Gestion et organisation du travail administratif

Scénario de cas professionnel à résoudre : L’agenda du directeur est surchargé et il doit répondre à des courriers importants dans les 24 heures. Il demande à son secrétaire administratif de l’aider à prioriser les tâches en fonction des délais et de fixer des rendez-vous adaptables à son agenda.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Agenda électronique, logiciel de gestion digitale de documents, outils de planification.

La secrétaire organisera l’agenda du directeur en priorisant les tâches en fonction des délais, en respectant l’emploi du temps prévu et en fixant les rendez-vous en tenant compte de la disponibilité du directeur. Elle utilisera les outils numériques tels qu’inbox zéro, une application de gestion de temps pour que le directeur ne soit pas débordé. Elle collaborera étroitement avec le directeur, le service informatique, le responsable du personnel et le personnel de sécurité pour garantir une assistance satisfaisante.

Compétence 2 : Connaissance de la législation et des normes administratives

Scénario de cas professionnel à résoudre : Une entreprise doit signer un contrat et soumettre des documents en temps et en heure. Le secrétaire administratif aide l’entreprise à comprendre les procédures légales, assure la mise en forme et garantit que tous les documents sont complets et conformes à la réglementation.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Logiciels de gestion de documents, outils de création de présentations et imprimantes.

Il faudra que le secrétaire administratif rassemble tous les documents nécessaires, prepares les dossiers, assure l’impression des documents en la qualité requise, crée des présentations orales et visuelles et, si nécessaire, organise des tables rondes entre les parties prenantes, notamment le legal officer, le courrier recommandé et le service de messagerie.

Compétence 3 : Communication professionnelle

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le secrétaire administratif de l’hôpital reçoit des patients et doit répondre à toutes leurs questions sur les protocoles médicaux et les itinéraires hospitaliers. Elle doit également assister le personnel soignant dans la gestion de certains dossiers.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Téléphones, fax, ordinateurs, logiciels de gestion.

La secrétaire prendra les appels de patients pour les conseiller, les informer sur les protocoles médicaux en utilisant un langage clair et simple. Elle aidera le personnel soignant dans la gestion de dossiers et elle saura établir des relations de confiance avec les patients, les familles et les professionnels de santé.

Compétence 4 : Travailler en équipe

Scénario de cas professionnel à résoudre : Les services informatique et de la sécurité de l’entreprise doivent collaborer pour mettre en place une nouvelle installation. Les deux services ont des exigences différentes. La secrétaire administrative aidera à établir un planning commun et assurera la coordination des équipes.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Outils de communication, logs de suivi, systèmes de messagerie instantanée.

La secrétaire sera chargée de coordonner les équipes, de s’assurer que les services respectent le planning, de collecter les feedbacks et d’informer les différentes équipes de l’impact des décisions prises. Elle travaillera étroitement avec les deux services, établira les priorités, et résoudra les problèmes rencontrés.

Compétence 5 : Gestion des situations stressantes

Scénario de cas professionnel à résoudre : Une personne se présente au bureau, confuse et non coopérative. Elle a besoin d’assistance pour des formalités administratives indispensables. Le secrétaire administratif doit l’orienter vivement, la mettre à l’aise, et résoudre son problème avant que la situation empire.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Compétences relationnelles, compétences en communication interpersonnelle et en analyse comportementale.

Le secrétaire administratif doit être extrêmement attentif aux personnes en détresse, bien les écouter et les rassurer. Il doit savoir orienter les personnes vers les services utiles, comme les services sociaux, juridiques, médicaux que la personne nécessite avec diplomatie et tact.

Compétence 6 : Utilisation de la technologie

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un client d’une entreprise doit envoyer des documents importants pour une opération stratégique. Les délais sont serrés et le client rencontre des problèmes au moment de la transmission des fichiers en raison des restrictions de la sécurité informatique. Le secrétaire administratif doit aider le client à transmettre les fichiers alors que les faibles débits interfèrent avec la qualité de la transmission.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : Logiciels de transfert de fichiers, de compression, d’étalonnage.

Le secrétaire administratif doit identifier la cause des problèmes techniques, proposer une solution qui ne compromet pas la confidentialité et garantir la qualité des fichiers en utilisant des outils de compression, d’étalonnage ou des alternatives