Come funziona una segreteria amministrativa/amministrativa?

Nell'immersione professionale, scopri questi compiti e missioni e come utilizza queste competenze tecniche e professionali.

Abilità 1: Gestione e organizzazione del lavoro amministrativo

Scenario professionale da risolvere: L'agenda del direttore è sovraccarica e deve rispondere a lettere importanti entro 24 ore. Chiede al suo segretario amministrativo di aiutarlo a stabilire le priorità dei compiti in base alle scadenze e a fissare gli appuntamenti che si adattano al suo programma.

Materiali e strumenti necessari per risolvere il problema: Agenda elettronica, software di gestione documentale digitale, strumenti di pianificazione.

Il segretario organizzerà l'agenda del direttore dando priorità ai compiti secondo le scadenze, rispettando il calendario previsto e fissando gli appuntamenti tenendo conto della disponibilità del direttore. Utilizzerà strumenti digitali come Inbox Zero, un'applicazione di gestione del tempo in modo che il regista non sia sopraffatto. Lavorerà a stretto contatto con il direttore, l'IT, il responsabile del personale e il personale di sicurezza per garantire un supporto soddisfacente.

Abilità 2: Conoscenza della legislazione e degli standard amministrativi

Scenario professionale da risolvere: Un'azienda deve firmare un contratto e presentare i documenti in tempo. La segreteria amministrativa aiuta l'azienda a comprendere le procedure legali, assicura la formattazione e garantisce che tutti i documenti siano completi e conformi alle normative.

Materiali e strumenti necessari per risolvere il problema: Software di gestione dei documenti, strumenti per la creazione di presentazioni e stampanti.

Il segretario amministrativo dovrà raccogliere tutti i documenti necessari, preparare i fascicoli, garantire la stampa dei documenti nella qualità richiesta, creare presentazioni orali e visive e, se necessario, organizzare tavole rotonde tra le parti interessate, in particolare il funzionario legale, registrato servizio di posta e corriere.

Abilità 3: Comunicazione professionale

Scenario professionale da risolvere: La segreteria amministrativa dell'ospedale riceve i pazienti e deve rispondere a tutte le loro domande sui protocolli medici e sui percorsi ospedalieri. Deve inoltre assistere il personale infermieristico nella gestione di alcune pratiche.

Materiali e strumenti necessari per risolvere il problema: Telefoni, fax, computer, software gestionali.

La segreteria risponderà alle chiamate dei pazienti per consigliarli ed informarli sui protocolli medici utilizzando un linguaggio chiaro e semplice. Aiuterà il personale sanitario a gestire le pratiche e sarà in grado di stabilire rapporti di fiducia con pazienti, famiglie e operatori sanitari.

Abilità 4: Lavorare in squadra

Scenario professionale da risolvere: I dipartimenti IT e di sicurezza dell'azienda devono collaborare per configurare una nuova installazione. I due servizi hanno esigenze diverse. Il segretario amministrativo aiuterà a stabilire un programma comune e ad assicurare il coordinamento delle squadre.

Materiali e strumenti necessari per risolvere il problema: Strumenti di comunicazione, log di tracciamento, sistemi di messaggistica istantanea.

Il segretario avrà il compito di coordinare le squadre, garantire che i servizi rispettino il calendario, raccogliere feedback e informare le diverse squadre sull'impatto delle decisioni prese. Lavorerà a stretto contatto con entrambi i dipartimenti, stabilirà le priorità e risolverà i problemi incontrati.

Abilità 5: Gestire le situazioni stressanti

Scenario professionale da risolvere: Una persona si presenta in ufficio confusa e poco collaborativa. Ha bisogno di assistenza con le formalità amministrative essenziali. La segretaria amministrativa deve guidarla velocemente, metterla a suo agio e risolvere il suo problema prima che la situazione peggiori.

Materiali e strumenti necessari per risolvere il problema: Soft skills, capacità di comunicazione interpersonale e analisi comportamentale.

Il segretario amministrativo deve essere estremamente attento alle persone in difficoltà, ascoltarle attentamente e rassicurarle. Deve saper indirizzare le persone verso i servizi utili, come quelli sociali, legali, medici, che la persona richiede con diplomazia e tatto.

Abilità 6: Usare la Tecnologia

Scenario professionale da risolvere: Un'azienda cliente deve inviare documenti importanti per un'operazione strategica. Le scadenze sono strette e il cliente riscontra problemi nella trasmissione dei file a causa di restrizioni di sicurezza IT. La segreteria amministrativa deve aiutare il cliente a trasmettere i file mentre le basse velocità interferiscono con la qualità della trasmissione.

Materiali e strumenti necessari per risolvere il problema: Software di trasferimento file, compressione, calibrazione.

La segreteria amministrativa deve identificare la causa dei problemi tecnici, proporre una soluzione che non comprometta la riservatezza e garantire la qualità del file utilizzando strumenti di compressione, calibrazione o alternative