Comment travaille un Responsable administratif / administrative et comptable

En immersion professionnelle, découvrez ces tâches et missions et comment il utilise ces compétences techniques et professionnelles.

Compétence 1 : Maîtriser les logiciels de comptabilité

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le logiciel de comptabilité a planté et toutes les données ont été perdues. Il faut récupérer les données dans les plus brefs délais pour ne pas retarder les paiements des fournisseurs.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : des sauvegardes de données et des outils de récupération de données.

Pour résoudre ce problème, le premier réflexe est de chercher une sauvegarde récente des données. Si elle existe, il faut la restaurer. Si ce n’est pas le cas, il faut utiliser un outil de récupération de données pour essayer de les récupérer. La formation sur l’utilisation des logiciels de récupération est essentielle pour résoudre ce type de situation.

Compétence 2 : Gérer la trésorerie de l’entreprise

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le directeur financier doit payer une facture importante pour l’entreprise, mais la trésorerie est actuellement insuffisante. Il faut trouver une solution rapide pour régler cette facture sans affecter le budget des prochains mois.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : un état des comptes de l’entreprise et des prévisions de trésorerie.

Pour résoudre ce problème, le responsable administratif doit consulter l’état des comptes de l’entreprise et les prévisions de trésorerie. Il doit ensuite chercher des solutions pour mobiliser les fonds nécessaires à la facture, sans affecter le budget des prochains mois. Cela peut passer par des négociations avec les fournisseurs, des demandes de financement à court terme, ou le décalage d’autres paiements.

Compétence 3 : Établir les déclarations fiscales

Scénario de cas professionnel à résoudre : L’entreprise vient de recevoir un avis du fisc pour une erreur dans une déclaration fiscale. Le responsable administratif doit résoudre ce problème au plus vite pour éviter des majorations et des pénalités.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : la déclaration fiscale en question et les différentes législations fiscales en vigueur.

Pour résoudre ce problème, le responsable administratif doit analyser l’avis du fisc et la déclaration fiscale. Il doit ensuite vérifier les législations fiscales en vigueur et déterminer la meilleure solution pour éviter les majorations et les pénalités. Cela peut passer par une régularisation de la situation, une demande de remise gracieuse, ou une contestation de l’avis.

Compétence 4 : Gérer les relations avec les fournisseurs

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un fournisseur est en retard dans ses livraisons. Le responsable administratif doit résoudre ce problème pour éviter les retards de paiement et les pénalités.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : le contrat signé avec le fournisseur et les échanges mails ou papier avec ce fournisseur.

Pour résoudre ce problème, le responsable administratif doit consulter le contrat signé avec le fournisseur et les échanges mails ou papier pour comprendre les raisons du retard. Il doit ensuite négocier avec le fournisseur un étalement des livraisons pour éviter les retards de paiement et les pénalités. Cela passe souvent par une écoute active pour comprendre les difficultés rencontrées par le fournisseur.

Compétence 5 : Gérer l’archivage des documents administratifs et comptables

Scénario de cas professionnel à résoudre : Le responsable administratif doit retrouver un document comptable datant de plusieurs années pour répondre à une demande de l’administration fiscale.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : une bonne organisation des archives et des outils de recherche performants.

Pour résoudre ce problème, le responsable administratif doit être en mesure de retrouver facilement le document en question. Cette compétence passe par une organisation rigoureuse des archives et l’utilisation d’outils de recherche performants. Le document peut retrouvé grâce à un design spécifique sur les onglets du classeur.

Compétence 6 : Assurer le suivi de la paie des employés

Scénario de cas professionnel à résoudre : Un employé se plaint de ne pas avoir reçu sa paie. Le responsable administratif doit vérifier et résoudre ce problème rapidement pour éviter une aggravation de la situation.

Matériels et outils nécessaires pour la résolution du problème : les fiches de paie de l’employé concerné et les informations du service de paie.

Pour résoudre ce problème, le responsable administratif doit vérifier les fiches de paie de l’employé concerné, les informations du service de paie et son compte en banque. Il doit ensuite communiquer avec l’employé pour comprendre les raisons du problème et chercher une solution adaptée.