Как работает административный/распорядительный секретарь?

В ходе профессионального погружения вы узнаете об этих задачах и миссиях, а также о том, как он использует эти технические и профессиональные навыки.

Навык 1: Управление и организация административной работы

Сценарий профессионального случая для решения: График директора перегружен, и на важные письма он должен отвечать в течение 24 часов. Он просит своего административного секретаря помочь ему расставить приоритеты задач в зависимости от сроков и назначить встречи, которые вписываются в его график.

Материалы и инструменты, необходимые для решения проблемы: Электронный дневник, программное обеспечение для управления цифровыми документами, инструменты планирования.

Секретарь организует повестку дня директора, расставляя приоритеты задач в соответствии со сроками, соблюдая запланированный график и назначая встречи с учетом доступности директора. Она будет использовать цифровые инструменты, такие как Inbox Zero, приложение для тайм-менеджмента, чтобы режиссер не перегружался. Она будет тесно сотрудничать с директором, ИТ-специалистом, менеджером по персоналу и сотрудниками службы безопасности, чтобы обеспечить удовлетворительную поддержку.

Навык 2: Знание законодательства и административных стандартов.

Сценарий профессионального случая для решения: Компания должна подписать договор и вовремя подать документы. Административный секретарь помогает компании разобраться в юридических процедурах, обеспечивает форматирование и гарантирует полноту и соответствие всех документов нормативным актам.

Материалы и инструменты, необходимые для решения проблемы: Программное обеспечение для управления документами, инструменты для создания презентаций и принтеры.

Административному секретарю необходимо будет собрать все необходимые документы, подготовить файлы, обеспечить печать документов в требуемом качестве, создать устные и визуальные презентации и, при необходимости, организовать круглые столы между заинтересованными сторонами, в частности юристом, зарегистрированным почта и курьерская служба.

Навык 3: Профессиональное общение

Сценарий профессионального случая для решения: Административный секретарь больницы принимает пациентов и должен ответить на все их вопросы о медицинских протоколах и маршрутах посещения больницы. Она также должна помогать медсестринскому персоналу вести определенные файлы.

Материалы и инструменты, необходимые для решения проблемы: Телефоны, факсы, компьютеры, программное обеспечение для управления.

Секретарь будет принимать звонки пациентов, консультировать их и информировать о медицинских протоколах понятным и простым языком. Она поможет медицинскому персоналу управлять файлами и сможет установить доверительные отношения с пациентами, семьями и медицинскими работниками.

Навык 4: Работа в команде

Сценарий профессионального случая для решения: ИТ-отделы и отделы безопасности компании должны работать вместе, чтобы настроить новую установку. У этих двух сервисов разные требования. Административный секретарь поможет установить общий график и обеспечить координацию команд.

Материалы и инструменты, необходимые для решения проблемы: Средства связи, журналы отслеживания, системы обмена мгновенными сообщениями.

Секретарь будет отвечать за координацию работы групп, обеспечение соблюдения графиков службами, сбор отзывов и информирование различных команд о влиянии принятых решений. Она будет тесно сотрудничать с обоими отделами, устанавливать приоритеты и решать возникающие проблемы.

Навык 5: Управление стрессовыми ситуациями

Сценарий профессионального случая для решения: В офис приходит человек, растерянный и отказывающийся сотрудничать. Ей нужна помощь с необходимыми административными формальностями. Административный секретарь должен быстро направить ее, успокоить и решить ее проблему, прежде чем ситуация ухудшится.

Материалы и инструменты, необходимые для решения проблемы: Мягкие навыки, навыки межличностного общения и поведенческий анализ.

Административный секретарь должен быть предельно внимателен к людям, терпящим бедствие, внимательно их выслушивать и успокаивать. Он должен знать, как с дипломатичностью и тактом направить людей к полезным услугам, таким как социальные, юридические, медицинские услуги, которые требуются человеку.

Навык 6: Использование технологий

Сценарий профессионального случая для решения: Клиент компании должен отправить важные документы для стратегической операции. Сроки сжаты, и у клиента возникают проблемы с передачей файлов из-за ограничений ИТ-безопасности. Административный секретарь должен помочь клиенту передать файлы, а низкие скорости ухудшают качество передачи.

Материалы и инструменты, необходимые для решения проблемы: Программное обеспечение для передачи файлов, сжатия и калибровки.

Административный секретарь должен определить причину технических проблем, предложить решение, которое не ставит под угрозу конфиденциальность и гарантирует качество файла, используя инструменты сжатия, калибровку или альтернативы.