¿Cómo funciona una secretaria administrativa/administrativa?

En inmersión profesional, descubra estas tareas y misiones y cómo utiliza estas habilidades técnicas y profesionales.

Habilidad 1: Gestión y organización del trabajo administrativo

Escenario de caso profesional a resolver: La agenda del director está sobrecargada y debe responder cartas importantes en un plazo de 24 horas. Le pide a su secretaria administrativa que lo ayude a priorizar las tareas según los plazos y a programar citas que se ajusten a su agenda.

Materiales y herramientas necesarios para resolver el problema: Agenda electrónica, software de gestión documental digital, herramientas de planificación.

El secretario organizará la agenda del director priorizando las tareas en función de los plazos, respetando el calendario previsto y fijando las citas teniendo en cuenta la disponibilidad del director. Utilizará herramientas digitales como inbox zero, una aplicación de gestión del tiempo para que el director no se sienta abrumado. Trabajará en estrecha colaboración con el director, TI, gerente de personal y personal de seguridad para garantizar un soporte satisfactorio.

Habilidad 2: Conocimiento de la legislación y las normas administrativas.

Escenario de caso profesional a resolver: Una empresa debe firmar un contrato y presentar los documentos a tiempo. El secretario administrativo ayuda a la empresa a comprender los procedimientos legales, garantiza el formato y garantiza que todos los documentos estén completos y cumplan con las regulaciones.

Materiales y herramientas necesarios para resolver el problema: Software de gestión de documentos, herramientas de creación de presentaciones e impresoras.

El secretario administrativo deberá reunir todos los documentos necesarios, preparar los expedientes, garantizar la impresión de los documentos con la calidad requerida, crear presentaciones orales y visuales y, si es necesario, organizar mesas redondas entre las partes interesadas, en particular el asesor jurídico registrado. Servicio de correo y mensajería.

Habilidad 3: Comunicación profesional

Escenario de caso profesional a resolver: La secretaria administrativa del hospital recibe a los pacientes y debe responder todas sus consultas sobre protocolos médicos y rutas hospitalarias. También debe ayudar al personal de enfermería en la gestión de determinados expedientes.

Materiales y herramientas necesarios para resolver el problema: Teléfonos, faxes, ordenadores, software de gestión.

La secretaria atenderá las llamadas de los pacientes para asesorarlos e informarles sobre los protocolos médicos utilizando un lenguaje claro y sencillo. Ayudará al personal sanitario a gestionar expedientes y podrá establecer relaciones de confianza con pacientes, familiares y profesionales sanitarios.

Habilidad 4: Trabajar en equipo

Escenario de caso profesional a resolver: Los departamentos de TI y seguridad de la empresa deben trabajar juntos para configurar una nueva instalación. Los dos servicios tienen requisitos diferentes. El secretario administrativo ayudará a establecer un cronograma común y garantizará la coordinación de los equipos.

Materiales y herramientas necesarios para resolver el problema: Herramientas de comunicación, logs de seguimiento, sistemas de mensajería instantánea.

El secretario será el responsable de coordinar los equipos, velar por que los servicios respeten el cronograma, recoger feedback e informar a los diferentes equipos del impacto de las decisiones tomadas. Trabajará en estrecha colaboración con ambos departamentos, establecerá prioridades y resolverá los problemas encontrados.

Habilidad 5: Manejar situaciones estresantes

Escenario de caso profesional a resolver: Una persona se presenta en la oficina, confundida y poco cooperativa. Necesita ayuda con trámites administrativos esenciales. La secretaria administrativa debe guiarla rápidamente, tranquilizarla y resolver su problema antes de que la situación empeore.

Materiales y herramientas necesarios para resolver el problema: Habilidades blandas, habilidades de comunicación interpersonal y análisis de comportamiento.

El secretario administrativo debe estar extremadamente atento a las personas en apuros, escucharlas atentamente y tranquilizarlas. Debe saber dirigir a las personas hacia servicios útiles, como servicios sociales, legales, médicos, que la persona requiere con diplomacia y tacto.

Habilidad 6: Usar la tecnología

Escenario de caso profesional a resolver: Un cliente de una empresa debe enviar documentos importantes para una operación estratégica. Los plazos son ajustados y el cliente tiene problemas para transmitir archivos debido a restricciones de seguridad informática. La secretaria administrativa debe ayudar al cliente a transmitir los archivos mientras las bajas velocidades interfieren con la calidad de la transmisión.

Materiales y herramientas necesarios para resolver el problema: Software de transferencia, compresión y calibración de archivos.

El secretario administrativo debe identificar la causa de los problemas técnicos, proponer una solución que no comprometa la confidencialidad y garantizar la calidad de los archivos mediante el uso de herramientas de compresión, calibración o alternativas.