Beceri 1: İdari işin yönetimi ve organizasyonu
Çözülmesi gereken profesyonel vaka senaryosu: Yönetmenin programı aşırı yüklü ve önemli mektuplara 24 saat içinde yanıt vermesi gerekiyor. İdari sekreterinden, son teslim tarihlerine göre görevleri önceliklendirmesine ve programına uygun randevular belirlemesine yardımcı olmasını ister.
Sorunu çözmek için gerekli malzemeler ve araçlar: Elektronik günlük, dijital belge yönetimi yazılımı, planlama araçları.
Sekreter, görevleri son teslim tarihlerine göre önceliklendirerek, planlanan zaman çizelgesine uyarak ve randevuları müdürün müsaitliğini dikkate alarak ayarlayarak müdürün gündemini organize edecektir. Yönetmenin bunalmaması için bir zaman yönetimi uygulaması olan gelen kutusu sıfır gibi dijital araçları kullanacak. Tatmin edici destek sağlamak için Direktör, BT, Personel Müdürü ve Güvenlik personeli ile yakın işbirliği içinde çalışacaktır.
Beceri 2: Mevzuat ve idari standartlar bilgisi
Çözülmesi gereken profesyonel vaka senaryosu: Bir şirketin bir sözleşme imzalaması ve belgeleri zamanında sunması gerekir. İdari sekreter şirketin yasal prosedürleri anlamasına yardımcı olur, formatlanmasını sağlar ve tüm belgelerin eksiksiz ve mevzuata uygun olmasını sağlar.
Sorunu çözmek için gerekli malzemeler ve araçlar: Belge yönetimi yazılımı, sunum oluşturma araçları ve yazıcılar.
İdari sekreterin gerekli tüm belgeleri toplaması, dosyaları hazırlaması, belgelerin istenilen kalitede basılmasını sağlaması, sözlü ve görsel sunumlar oluşturması ve gerekirse kayıtlı hukuk yetkilisi başta olmak üzere paydaşlar arasında yuvarlak masa toplantıları düzenlemesi gerekecektir. posta ve kurye hizmeti.
Beceri 3: Profesyonel iletişim
Çözülmesi gereken profesyonel vaka senaryosu: Hastane idari sekreteri hastaları kabul eder ve onların tıbbi protokoller ve hastane güzergahları hakkındaki tüm sorularını yanıtlamalıdır. Ayrıca hemşire personeline belirli dosyaların yönetiminde yardımcı olması gerekir.
Sorunu çözmek için gerekli malzemeler ve araçlar: Telefonlar, fakslar, bilgisayarlar, yönetim yazılımı.
Sekreter, hastalara tavsiyelerde bulunmak ve onları açık ve basit bir dil kullanarak tıbbi protokoller hakkında bilgilendirmek için çağrıları alacaktır. Sağlık personelinin dosyaları yönetmesine yardımcı olacak ve hastalar, aileler ve sağlık profesyonelleri ile güvene dayalı ilişkiler kurabilecek.
Beceri 4: Takım halinde çalışmak
Çözülmesi gereken profesyonel vaka senaryosu: Şirketin BT ve güvenlik departmanlarının yeni bir kurulum oluşturmak için birlikte çalışması gerekiyor. İki hizmetin farklı gereksinimleri vardır. İdari sekreter ortak bir program oluşturulmasına ve ekiplerin koordinasyonunun sağlanmasına yardımcı olacaktır.
Sorunu çözmek için gerekli malzemeler ve araçlar: İletişim araçları, takip kayıtları, anlık mesajlaşma sistemleri.
Sekreter ekipleri koordine etmekten, hizmetlerin programa uymasını sağlamaktan, geri bildirim toplamaktan ve alınan kararların etkisi konusunda farklı ekipleri bilgilendirmekten sorumlu olacaktır. Her iki departmanla yakın işbirliği içinde çalışacak, öncelikleri belirleyecek ve karşılaşılan sorunları çözecek.
Beceri 5: Stresli durumları yönetmek
Çözülmesi gereken profesyonel vaka senaryosu: Bir kişi ofise kafası karışmış ve işbirliği yapmayan bir halde gelir. Temel idari formaliteler konusunda yardıma ihtiyacı var. İdari sekreterin ona hızlı bir şekilde rehberlik etmesi, rahatlatması ve durum daha da kötüleşmeden sorununu çözmesi gerekiyor.
Sorunu çözmek için gerekli malzemeler ve araçlar: Yumuşak beceriler, kişilerarası iletişim becerileri ve davranış analizi.
İdari sekreterin zor durumdaki kişilere karşı son derece dikkatli olması, onları dikkatle dinlemesi ve güven vermesi gerekmektedir. Diplomasi ve nezaketle, kişinin ihtiyaç duyduğu sosyal, hukuki, tıbbi hizmetler gibi faydalı hizmetlere insanları nasıl yönlendireceğini bilmelidir.
Beceri 6: Teknolojiyi Kullanmak
Çözülmesi gereken profesyonel vaka senaryosu: Bir şirket müşterisinin stratejik bir operasyon için önemli belgeler göndermesi gerekir. Son teslim tarihleri kısıtlı ve müşteri, BT güvenlik kısıtlamaları nedeniyle dosya aktarımında sorunlar yaşıyor. İdari sekreter, düşük hızlar iletimin kalitesini olumsuz etkilerken, müşterinin dosyaları iletmesine yardımcı olmalıdır.
Sorunu çözmek için gerekli malzemeler ve araçlar: Dosya aktarımı, sıkıştırma, kalibrasyon yazılımı.
İdari sekreter, teknik sorunların nedenini belirlemeli, gizlilikten ödün vermeyen bir çözüm önermeli ve sıkıştırma araçlarını, kalibrasyonu veya alternatifleri kullanarak dosya kalitesini garanti etmelidir.
