Hur fungerar en administrativ/administrativ sekreterare?

I professionell fördjupning, upptäck dessa uppgifter och uppdrag och hur han använder dessa tekniska och professionella färdigheter.

Färdighet 1: Ledning och organisation av administrativt arbete

Professionellt fallscenario att lösa: Direktörens schema är överbelastat och han måste svara på viktiga brev inom 24 timmar. Han ber sin administrativa sekreterare att hjälpa honom att prioritera uppgifter baserat på deadlines och att sätta möten som passar in i hans schema.

Material och verktyg som krävs för att lösa problemet: Elektronisk dagbok, programvara för digital dokumenthantering, planeringsverktyg.

Sekreteraren kommer att organisera direktörens dagordning genom att prioritera uppgifter enligt deadlines, respektera det planerade schemat och fastställa möten med hänsyn till direktörens tillgänglighet. Hon kommer att använda digitala verktyg som inbox zero, en tidshanteringsapplikation så att regissören inte blir överväldigad. Hon kommer att arbeta nära direktören, IT, personalchef och säkerhetspersonal för att säkerställa ett tillfredsställande stöd.

Färdighet 2: Kunskap om lagstiftning och administrativa standarder

Professionellt fallscenario att lösa: Ett företag måste skriva på ett kontrakt och lämna in handlingar i tid. Den administrativa sekreteraren hjälper företaget att förstå juridiska rutiner, säkerställer formatering och säkerställer att alla dokument är kompletta och följer regelverket.

Material och verktyg som krävs för att lösa problemet: Programvara för dokumenthantering, verktyg för att skapa presentationer och skrivare.

Den administrativa sekreteraren kommer att behöva samla in alla nödvändiga dokument, förbereda filerna, säkerställa utskriften av dokumenten i erforderlig kvalitet, skapa muntliga och visuella presentationer och vid behov organisera rundabordssamtal mellan intressenterna, särskilt den juridiska tjänstemannen, registrerad. post- och budtjänst.

Färdighet 3: Professionell kommunikation

Professionellt fallscenario att lösa: Sjukhusets administrativa sekreterare tar emot patienter och ska svara på alla deras frågor om medicinska protokoll och sjukhusvägar. Hon ska också bistå vårdpersonalen i hanteringen av vissa akter.

Material och verktyg som krävs för att lösa problemet: Telefoner, fax, datorer, hanteringsprogram.

Sekreteraren tar emot samtal från patienter för att ge dem råd och informera dem om medicinska protokoll med ett tydligt och enkelt språk. Hon kommer att hjälpa vårdpersonal att hantera filer och kommer att kunna etablera förtroenderelationer med patienter, familjer och vårdpersonal.

Färdighet 4: Arbeta som ett team

Professionellt fallscenario att lösa: Företagets IT- och säkerhetsavdelningar ska samarbeta för att sätta upp en ny installation. De två tjänsterna har olika krav. Den administrativa sekreteraren kommer att hjälpa till att upprätta ett gemensamt schema och säkerställa samordning av teamen.

Material och verktyg som krävs för att lösa problemet: Kommunikationsverktyg, spårningsloggar, system för snabbmeddelanden.

Sekreteraren kommer att ansvara för att samordna teamen, se till att tjänsterna respekterar schemat, samla in feedback och informera de olika teamen om effekterna av de beslut som fattas. Hon kommer att arbeta nära båda avdelningarna, fastställa prioriteringar och lösa problem som uppstår.

Färdighet 5: Hantera stressiga situationer

Professionellt fallscenario att lösa: En person dyker upp på kontoret, förvirrad och samarbetsvillig. Hon behöver hjälp med viktiga administrativa formaliteter. Den administrativa sekreteraren måste vägleda henne snabbt, lugna henne och lösa hennes problem innan situationen förvärras.

Material och verktyg som krävs för att lösa problemet: Mjuka färdigheter, interpersonell kommunikationsförmåga och beteendeanalys.

Förvaltningssekreteraren ska vara extremt uppmärksam på människor i nöd, lyssna på dem noga och lugna dem. Han måste veta hur man hänvisar människor till användbara tjänster, såsom sociala, juridiska, medicinska tjänster som personen kräver med diplomati och takt.

Färdighet 6: Använda teknik

Professionellt fallscenario att lösa: En företagskund måste skicka viktiga dokument för en strategisk operation. Deadlines är snäva och kunden har problem med att överföra filer på grund av IT-säkerhetsbegränsningar. Den administrativa sekreteraren måste hjälpa klienten att överföra filerna medan låga hastigheter stör kvaliteten på överföringen.

Material och verktyg som krävs för att lösa problemet: Programvara för filöverföring, komprimering, kalibrering.

Den administrativa sekreteraren ska identifiera orsaken till tekniska problem, föreslå en lösning som inte äventyrar sekretessen och garantera filkvalitet genom att använda komprimeringsverktyg, kalibrering eller alternativ