Je vais me pencher sur une question qui touche beaucoup de monde, et particulièrement dans un contexte professionnel: comment changer la messagerie vocale d’une société? Que ce soit pour répondre aux besoins de votre entreprise, pour personnaliser votre message ou simplement pour assurer que les appels manqués ne tombent pas dans un vide abyssal, c’est un point crucial à maîtriser. Alors, entrons dans le vif du sujet!
Pourquoi changer la messagerie vocale de votre société?
Pour bien comprendre les enjeux, il faut d’abord se demander pourquoi il est important de mettre à jour régulièrement la messagerie vocale de votre entreprise. Voici quelques raisons à cela :
- Professionnalisme : un message vocal clair et professionnel renforce l’image que vous souhaitez projeter. Un message obsolète ou impersonnel peut laisser une impression négative.
- Mise à jour des informations : Si vos horaires d’ouverture ont changé ou si votre entreprise propose de nouveaux services, il est essentiel que vos clients en soient informés.
- Personnalisation : Le fait de personnaliser le message de votre messagerie vocale peut aider à fidéliser votre clientèle en lui offrant une expérience plus engageante et chaleureuse.
Étapes pour Changer votre Messagerie Vocale
Comprendre le processus pour mettre à jour votre messagerie vocale dépend évidemment du type de système téléphonique que votre entreprise utilise. Je vais essayer de balayer quelques scénarios communs.
Changer la Messagerie Vocale d’un Téléphone Portable
Pour celles et ceux qui utilisent leur GSM au sein de leur entreprise, c’est souvent la méthode la plus simple. Voici comment procéder :
- Composez le numéro associé à votre messagerie vocale (souvent un numéro dédié comme le 3103 pour les lignes fixes en France).
- Suivez les instructions vocales pour accéder à la configuration de votre boîte vocale. Cela inclut généralement l’entrée de votre NIP (numéro d’identification personnel).
- Optez pour l’option de changer le message d’accueil.Enregistrez votre nouveau message en parlant clairement et en vous assurant que tous les détails importants sont mentionnés.
Selon des études, plus de 80% des appels professionnels non répondus sont sujets à être délaissés si la messagerie vocale n’est pas efficace.Donc, ne lésinez pas sur cet aspect!
Modifier sur un Téléphone de Bureau ou une ligne Fixe
Les systèmes téléphoniques de bureau peuvent être plus complexes, surtout s’ils font partie d’un central téléphonique sur site ou d’un système professionnel, comme décrit sur le site Web [5]:
- Accédez à votre messagerie: la plupart des téléphones de bureau disposent d’un bouton dédié ou vous pouvez composer le numéro de votre messagerie (comme 3103 pour certains opérateurs en France).
- Suivez les prompts pour entrer dans le menu des options de la messagerie.
- choisissez l’option correspondant à la modification du message d’accueil et enregistrez une nouvelle version. Assurez-vous que le message représente bien l’esprit de votre entreprise.
Si cela vous donne du fil à retordre, pourquoi ne pas consulter le manuel du téléphone ou le fournisseur du service qui pourra vous guider?
Quelques Conseils pour un Message Efficace
je ne saurais trop insister sur l’importance du message lui-même.Voici quelques conseils pour créer un message accrocheur :
- Clarté et Concision : Limitez le message à 20-30 secondes. Tout le monde sait à quel point les gens n’aiment pas écouter de longs discours lorsqu’ils laissent un message.
- Tonalité : Adoptez un ton amical mais professionnel. Vous souhaitez paraître accueillant, mais rester sérieux.
- Details Essentielle : Mentionnez toujours votre nom ou celui de votre entreprise,pourquoi vous êtes indisponible,et invitez la personne à laisser un message,en précisant s’il doit être détaillé. Si pertinent, donnez une alternative comme un numéro d’urgence ou une adresse email.
À ce qu’il paraît,une messagerie vocale efficace renforce la confiance des clients et peut augmenter la rétention client de près de 11%. Un petit effort pour un grand rendement!
L’évolution rapide de la technologie exige que les entreprises restent flexibles et à jour, alors n’oubliez pas de revisiter votre message régulièrement. Bref, en maîtrisant ces astuces, vous vous assurez que chaque appel manqué devient une opportunité et non une perte.
