Como funciona um secretário administrativo/administrativo?

Na imersão profissional, descubra essas tarefas e missões e como ele utiliza essas competências técnicas e profissionais.

Habilidade 1: Gestão e organização do trabalho administrativo

Cenário de caso profissional para resolver: A agenda do diretor está sobrecarregada e ele deve responder cartas importantes em até 24 horas. Ele pede ao seu secretário administrativo que o ajude a priorizar as tarefas com base em prazos e a definir compromissos que caibam em sua agenda.

Materiais e ferramentas necessárias para resolver o problema: Diário eletrônico, software de gerenciamento de documentos digitais, ferramentas de planejamento.

A secretária organizará a agenda do diretor priorizando as tarefas de acordo com os prazos, respeitando o cronograma planejado e marcando compromissos levando em consideração a disponibilidade do diretor. Ela utilizará ferramentas digitais como o inbox zero, aplicativo de gerenciamento de tempo para que o diretor não fique sobrecarregado. Ela trabalhará em estreita colaboração com o Diretor, TI, Gerente de Pessoal e equipe de Segurança para garantir um suporte satisfatório.

Habilidade 2: Conhecimento da legislação e normas administrativas

Cenário de caso profissional para resolver: A empresa deve assinar um contrato e apresentar os documentos dentro do prazo. O secretário administrativo auxilia a empresa no entendimento dos procedimentos legais, garante a formatação e garante que todos os documentos estejam completos e em conformidade com a regulamentação.

Materiais e ferramentas necessárias para resolver o problema: Software de gerenciamento de documentos, ferramentas de criação de apresentações e impressoras.

O secretário administrativo deverá reunir todos os documentos necessários, preparar os arquivos, garantir a impressão dos documentos na qualidade exigida, criar apresentações orais e visuais e, se necessário, organizar mesas redondas entre os interessados, especialmente o responsável jurídico, cadastrado serviço de correio e correio.

Habilidade 3: Comunicação profissional

Cenário de caso profissional para resolver: A secretária administrativa do hospital recebe os pacientes e deve esclarecer todas as suas dúvidas sobre protocolos médicos e trajetos hospitalares. Ela também deve auxiliar a equipe de enfermagem no gerenciamento de determinados arquivos.

Materiais e ferramentas necessárias para resolver o problema: Telefones, faxes, computadores, software de gerenciamento.

A secretária atenderá ligações de pacientes para orientá-los e informá-los sobre os protocolos médicos em linguagem clara e simples. Ela ajudará a equipe de saúde a gerenciar arquivos e será capaz de estabelecer relações de confiança com pacientes, familiares e profissionais de saúde.

Habilidade 4: Trabalhar em equipe

Cenário de caso profissional para resolver: Os departamentos de TI e segurança da empresa devem trabalhar juntos para configurar uma nova instalação. Os dois serviços têm requisitos diferentes. O secretário administrativo ajudará a estabelecer um cronograma comum e garantirá a coordenação das equipes.

Materiais e ferramentas necessárias para resolver o problema: Ferramentas de comunicação, registros de rastreamento, sistemas de mensagens instantâneas.

O secretário será responsável por coordenar as equipas, garantindo que os serviços respeitam o horário, recolhendo feedback e informando as diferentes equipas do impacto das decisões tomadas. Ela trabalhará em estreita colaboração com ambos os departamentos, estabelecerá prioridades e resolverá os problemas encontrados.

Habilidade 5: Gerenciando situações estressantes

Cenário de caso profissional para resolver: Uma pessoa aparece no escritório confusa e pouco cooperativa. Ela precisa de assistência com formalidades administrativas essenciais. O secretário administrativo deve orientá-la rapidamente, tranquilizá-la e resolver seu problema antes que a situação piore.

Materiais e ferramentas necessárias para resolver o problema: Soft skills, habilidades de comunicação interpessoal e análise comportamental.

O secretário administrativo deve estar extremamente atento às pessoas em perigo, ouvi-las com atenção e tranquilizá-las. Ele deve saber como direcionar as pessoas para serviços úteis, como serviços sociais, jurídicos, médicos, que a pessoa necessita com diplomacia e tato.

Habilidade 6: Usando Tecnologia

Cenário de caso profissional para resolver: Uma empresa cliente deve enviar documentos importantes para uma operação estratégica. Os prazos são apertados e o cliente está enfrentando problemas na transmissão de arquivos devido a restrições de segurança de TI. A secretária administrativa deve auxiliar o cliente na transmissão dos arquivos enquanto as baixas velocidades interferem na qualidade da transmissão.

Materiais e ferramentas necessárias para resolver o problema: Software de transferência de arquivos, compactação e calibração.

O secretário administrativo deve identificar a causa dos problemas técnicos, propor uma solução que não comprometa a confidencialidade e garantir a qualidade dos arquivos utilizando ferramentas de compressão, calibração ou alternativas