Jak pracuje sekretarz administracyjny/administracyjny?

W profesjonalnym zanurzeniu odkryj te zadania i misje oraz sposób, w jaki wykorzystuje te umiejętności techniczne i zawodowe.

Umiejętność 1: Zarządzanie i organizacja pracy administracyjnej

Profesjonalny scenariusz sprawy do rozwiązania: Grafik dyrektora jest napięty i na ważne listy musi odpowiadać w ciągu 24 godzin. Prosi swojego sekretarza administracyjnego, aby pomógł mu w ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o terminy i ustalaniu spotkań pasujących do jego harmonogramu.

Materiały i narzędzia niezbędne do rozwiązania problemu: Dziennik elektroniczny, oprogramowanie do cyfrowego zarządzania dokumentami, narzędzia do planowania.

Sekretarz organizuje porządek obrad dyrektora, ustalając priorytety zadań według terminów, przestrzegając zaplanowanego harmonogramu i ustalając terminy spotkań z uwzględnieniem dyspozycyjności dyrektora. Będzie korzystać z narzędzi cyfrowych, takich jak inbox zero, aplikacja do zarządzania czasem, aby reżyser nie był przytłoczony. Będzie ściśle współpracować z dyrektorem, działem IT, kierownikiem personelu i pracownikami ochrony, aby zapewnić satysfakcjonujące wsparcie.

Umiejętność 2: Znajomość przepisów prawnych i standardów administracyjnych

Profesjonalny scenariusz sprawy do rozwiązania: Firma musi podpisać umowę i złożyć dokumenty w terminie. Sekretarz administracyjny pomaga firmie zrozumieć procedury prawne, dba o formatowanie i dba o to, aby wszystkie dokumenty były kompletne i zgodne z przepisami.

Materiały i narzędzia niezbędne do rozwiązania problemu: Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, narzędzia do tworzenia prezentacji i drukarki.

Sekretarz administracyjny będzie musiał zebrać wszystkie niezbędne dokumenty, przygotować akta, zapewnić wydruk dokumentów o wymaganej jakości, przygotować prezentacje ustne i wizualne oraz, jeśli to konieczne, zorganizować okrągłe stoły z udziałem zainteresowanych stron, w szczególności urzędnika prawnego zarejestrowanego w usługi pocztowe i kurierskie.

Umiejętność 3: Profesjonalna komunikacja

Profesjonalny scenariusz sprawy do rozwiązania: Sekretarz administracyjny szpitala przyjmuje pacjentów i musi odpowiedzieć na wszystkie ich pytania dotyczące protokołów medycznych i tras szpitalnych. Musi także pomagać personelowi pielęgniarskiemu w zarządzaniu niektórymi dokumentami.

Materiały i narzędzia niezbędne do rozwiązania problemu: Telefony, faksy, komputery, oprogramowanie zarządzające.

Sekretarka będzie odbierać telefony od pacjentów, udzielając porad i informując o protokołach medycznych jasnym i prostym językiem. Pomoże personelowi medycznemu zarządzać dokumentacją i będzie w stanie nawiązać relacje oparte na zaufaniu z pacjentami, rodzinami i pracownikami służby zdrowia.

Umiejętność 4: Praca w zespole

Profesjonalny scenariusz sprawy do rozwiązania: Działy IT i bezpieczeństwa firmy muszą współpracować, aby skonfigurować nową instalację. Obie usługi mają różne wymagania. Sekretarz administracyjny pomoże ustalić wspólny harmonogram i zapewni koordynację pracy zespołów.

Materiały i narzędzia niezbędne do rozwiązania problemu: Narzędzia komunikacyjne, dzienniki śledzenia, systemy wiadomości błyskawicznych.

Sekretarz będzie odpowiedzialny za koordynację zespołów, czuwanie nad przestrzeganiem harmonogramu przez służby, zbieranie informacji zwrotnych i informowanie poszczególnych zespołów o skutkach podjętych decyzji. Będzie ściśle współpracować z obydwoma działami, ustalać priorytety i rozwiązywać napotkane problemy.

Umiejętność 5: Radzenie sobie ze stresującymi sytuacjami

Profesjonalny scenariusz sprawy do rozwiązania: Do biura pojawia się osoba zdezorientowana i niechętna do współpracy. Potrzebuje pomocy w załatwieniu niezbędnych formalności administracyjnych. Sekretarz administracyjny musi ją szybko poprowadzić, uspokoić i rozwiązać problem, zanim sytuacja się pogorszy.

Materiały i narzędzia niezbędne do rozwiązania problemu: Umiejętności miękkie, umiejętności komunikacji interpersonalnej i analiza behawioralna.

Sekretarz administracyjny musi zwracać szczególną uwagę na osoby w trudnej sytuacji, uważnie ich słuchać i uspokajać. Musi wiedzieć, jak kierować ludzi do przydatnych usług, takich jak usługi społeczne, prawne, medyczne, których dana osoba potrzebuje, z dyplomacją i taktem.

Umiejętność 6: Korzystanie z technologii

Profesjonalny scenariusz sprawy do rozwiązania: Klient firmy musi przesłać ważne dokumenty dotyczące strategicznej operacji. Terminy są napięte, a klient ma problemy z przesyłaniem plików ze względu na ograniczenia bezpieczeństwa IT. Sekretarz administracyjny musi pomóc klientowi w przesyłaniu plików, podczas gdy niskie prędkości zakłócają jakość transmisji.

Materiały i narzędzia niezbędne do rozwiązania problemu: Przesyłanie plików, kompresja, oprogramowanie kalibracyjne.

Sekretarz administracyjny musi zidentyfikować przyczynę problemów technicznych, zaproponować rozwiązanie, które nie narusza poufności i zagwarantować jakość plików poprzez zastosowanie narzędzi do kompresji, kalibracji lub rozwiązań alternatywnych