Hoe werkt een administratief/administratief secretaresse?

Ontdek tijdens professionele onderdompeling deze taken en missies en hoe hij deze technische en professionele vaardigheden gebruikt.

Vaardigheid 1: Beheer en organisatie van administratief werk

Professioneel casusscenario om op te lossen: De agenda van de directeur is overbelast en hij moet binnen 24 uur reageren op belangrijke brieven. Hij vraagt ​​zijn administratief secretaris om hem te helpen bij het prioriteren van taken op basis van deadlines en bij het maken van afspraken die in zijn planning passen.

Materialen en gereedschappen die nodig zijn om het probleem op te lossen: Elektronische agenda, software voor digitaal documentbeheer, planningstools.

De secretaris organiseert de agenda van de directeur door taken te prioriteren op basis van deadlines, het geplande tijdschema te respecteren en afspraken te maken, rekening houdend met de beschikbaarheid van de directeur. Ze zal gebruik maken van digitale tools zoals inbox zero, een timemanagementapplicatie zodat de directeur niet overweldigd wordt. Ze zal nauw samenwerken met de directeur, de IT-afdeling, de personeelsmanager en het beveiligingspersoneel om een ​​bevredigende ondersteuning te garanderen.

Vaardigheid 2: Kennis van wetgeving en administratieve normen

Professioneel casusscenario om op te lossen: Een bedrijf moet een contract ondertekenen en documenten op tijd aanleveren. De administratief secretaris helpt het bedrijf juridische procedures te begrijpen, zorgt voor de opmaak en zorgt ervoor dat alle documenten volledig zijn en voldoen aan de regelgeving.

Materialen en gereedschappen die nodig zijn om het probleem op te lossen: Documentbeheersoftware, tools voor het maken van presentaties en printers.

De administratief secretaris zal alle benodigde documenten moeten verzamelen, de dossiers moeten voorbereiden, moeten zorgen voor het afdrukken van de documenten in de vereiste kwaliteit, mondelinge en visuele presentaties moeten maken en, indien nodig, rondetafelgesprekken moeten organiseren tussen de belanghebbenden, met name de juridisch medewerker, geregistreerd post- en koeriersdienst.

Vaardigheid 3: Professionele communicatie

Professioneel casusscenario om op te lossen: De administratief secretaris van het ziekenhuis ontvangt patiënten en moet al hun vragen over medische protocollen en ziekenhuisroutes beantwoorden. Ook moet zij het verplegend personeel bijstaan ​​bij het beheer van bepaalde dossiers.

Materialen en gereedschappen die nodig zijn om het probleem op te lossen: Telefoons, faxen, computers, beheersoftware.

De secretaris neemt de telefoontjes van patiënten aan om hen te adviseren en te informeren over medische protocollen in duidelijke en eenvoudige taal. Ze zal het zorgpersoneel helpen bij het beheren van dossiers en zal een vertrouwensrelatie kunnen opbouwen met patiënten, families en zorgprofessionals.

Vaardigheid 4: Werken als een team

Professioneel casusscenario om op te lossen: De IT- en beveiligingsafdelingen van het bedrijf moeten samenwerken om een ​​nieuwe installatie op te zetten. De twee diensten hebben verschillende eisen. De administratief secretaris helpt bij het opstellen van een gemeenschappelijk schema en zorgt voor de coördinatie van de teams.

Materialen en gereedschappen die nodig zijn om het probleem op te lossen: Communicatiemiddelen, trackinglogs, instant messaging-systemen.

De secretaris zal verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van de teams, ervoor zorgen dat de diensten de planning respecteren, feedback verzamelen en de verschillende teams informeren over de impact van de genomen beslissingen. Ze zal nauw samenwerken met beide afdelingen, prioriteiten stellen en problemen oplossen.

Vaardigheid 5: Omgaan met stressvolle situaties

Professioneel casusscenario om op te lossen: Er verschijnt een persoon op kantoor, verward en niet meewerkend. Ze heeft hulp nodig bij essentiële administratieve formaliteiten. De administratief secretaris moet haar snel begeleiden, haar op haar gemak stellen en haar probleem oplossen voordat de situatie verergert.

Materialen en gereedschappen die nodig zijn om het probleem op te lossen: Soft skills, interpersoonlijke communicatieve vaardigheden en gedragsanalyse.

De ambtelijk secretaris moet zeer alert zijn op mensen in nood, goed naar hen luisteren en hen geruststellen. Hij moet weten hoe hij mensen naar nuttige diensten kan leiden, zoals sociale, juridische en medische diensten die de persoon nodig heeft met diplomatie en tact.

Vaardigheid 6: Technologie gebruiken

Professioneel casusscenario om op te lossen: Een bedrijfsklant moet belangrijke documenten opsturen voor een strategische operatie. De deadlines zijn krap en de klant ondervindt problemen bij het verzenden van bestanden vanwege IT-beveiligingsbeperkingen. De administratief secretaris moet de klant helpen de bestanden te verzenden, terwijl lage snelheden de kwaliteit van de verzending verstoren.

Materialen en gereedschappen die nodig zijn om het probleem op te lossen: Bestandsoverdracht, compressie, kalibratiesoftware.

De administratief secretaris moet de oorzaak van technische problemen identificeren, een oplossing voorstellen die de vertrouwelijkheid niet in gevaar brengt en de bestandskwaliteit garanderen door gebruik te maken van compressietools, kalibratie of alternatieven