기술 1: 행정 업무의 관리 및 조직
해결해야 할 전문 사례 시나리오: 감독의 일정은 빡빡해서 중요한 편지에 대해서는 24시간 이내에 응답해야 한다. 그는 행정 비서에게 마감일을 기준으로 업무의 우선순위를 정하고 자신의 일정에 맞는 약속을 정할 수 있도록 도와달라고 요청합니다.
문제 해결에 필요한 재료 및 도구: 전자 일기, 디지털 문서 관리 소프트웨어, 계획 도구.
비서는 마감일에 따라 업무의 우선순위를 정하고, 계획된 일정을 존중하며, 이사의 가용성을 고려하여 임명을 설정함으로써 이사의 안건을 정리합니다. 그녀는 감독이 부담을 느끼지 않도록 시간 관리 애플리케이션인 Inbox Zero와 같은 디지털 도구를 사용할 것입니다. 그녀는 만족스러운 지원을 보장하기 위해 이사, IT, 인사 관리자 및 보안 직원과 긴밀히 협력할 것입니다.
기술 2: 법률 및 행정 표준에 대한 지식
해결해야 할 전문 사례 시나리오: 회사는 계약을 체결하고 기한 내에 서류를 제출해야 합니다. 행정 비서는 회사가 법적 절차를 이해하도록 돕고, 형식을 보장하며, 모든 문서가 완전하고 규정을 준수하는지 확인합니다.
문제 해결에 필요한 재료 및 도구: 문서 관리 소프트웨어, 프레젠테이션 작성 도구 및 프린터.
행정 비서는 필요한 모든 문서를 수집하고, 파일을 준비하고, 필요한 품질로 문서의 인쇄를 보장하고, 구두 및 시각적 프레젠테이션을 만들고, 필요한 경우 등록된 이해관계자, 특히 법률 담당자 간의 원탁 테이블을 조직해야 합니다. 우편 및 택배 서비스.
기술 3: 전문적인 의사소통
해결해야 할 전문 사례 시나리오: 병원 행정 비서는 환자를 받고 의료 프로토콜과 병원 경로에 대한 모든 질문에 답변해야 합니다. 그녀는 또한 특정 파일을 관리하는 간호 직원을 도와야 합니다.
문제 해결에 필요한 재료 및 도구: 전화, 팩스, 컴퓨터, 관리 소프트웨어.
비서는 환자의 전화를 받아 명확하고 간단한 언어를 사용하여 의료 프로토콜에 대해 조언하고 알립니다. 그녀는 의료 직원이 파일을 관리하도록 돕고 환자, 가족 및 의료 전문가와 신뢰 관계를 구축할 수 있습니다.
기술 4: 팀으로 일하기
해결해야 할 전문 사례 시나리오: 회사의 IT 부서와 보안 부서는 함께 협력하여 새로운 설치를 설정해야 합니다. 두 서비스의 요구 사항은 서로 다릅니다. 행정 비서는 공통 일정을 수립하고 팀의 조정을 보장하는 데 도움을 줄 것입니다.
문제 해결에 필요한 재료 및 도구: 통신 도구, 추적 로그, 인스턴트 메시징 시스템.
비서는 팀을 조정하고 서비스가 일정을 준수하는지 확인하고 피드백을 수집하며 취해진 결정의 영향을 다른 팀에 알리는 일을 담당합니다. 그녀는 두 부서와 긴밀하게 협력하고 우선 순위를 정하며 발생한 문제를 해결할 것입니다.
기술 5: 스트레스가 많은 상황 관리
해결해야 할 전문 사례 시나리오: 한 사람이 사무실에 나타나 혼란스럽고 비협조적입니다. 그녀는 필수적인 행정 절차에 대한 도움이 필요합니다. 행정비서는 상황이 더 악화되기 전에 신속하게 안내하고, 안심시키며, 문제를 해결해야 한다.
문제 해결에 필요한 재료 및 도구: 소프트 스킬, 대인 커뮤니케이션 스킬, 행동 분석.
행정 비서는 곤경에 처한 사람들에게 세심한 주의를 기울여야 하며, 그들의 말을 주의 깊게 듣고 안심시켜야 합니다. 그는 외교와 재치로 사람이 필요로 하는 사회, 법률, 의료 서비스와 같은 유용한 서비스를 사람들에게 안내하는 방법을 알아야 합니다.
기술 6: 기술 사용
해결해야 할 전문 사례 시나리오: 회사 고객은 전략적 운영을 위해 중요한 문서를 보내야 합니다. 마감일이 촉박하고 클라이언트가 IT 보안 제한으로 인해 파일을 전송하는 데 문제를 겪고 있습니다. 행정 비서는 낮은 속도가 전송 품질을 방해하는 동안 클라이언트가 파일을 전송하도록 도와야 합니다.
문제 해결에 필요한 재료 및 도구: 파일 전송, 압축, 교정 소프트웨어.
사무국장은 기술적인 문제의 원인을 파악하고 압축 도구, 보정 또는 대안을 사용하여 기밀성을 훼손하지 않는 솔루션을 제안하고 파일 품질을 보장해야 합니다.
