スキル 1: 管理業務の管理と組織化
解決するための専門的なケースのシナリオ: ディレクターのスケジュールは過密で、重要な手紙には 24 時間以内に返信しなければなりません。 彼は事務秘書に、期限に基づいてタスクに優先順位を付け、スケジュールに合わせて予定を設定するのを手伝ってくれるように頼みます。
問題を解決するために必要な材料とツール: 電子日記、デジタル文書管理ソフトウェア、計画ツール。
秘書は、期限に従ってタスクに優先順位を付け、計画されたスケジュールを尊重し、ディレクターの空き状況を考慮して予定を設定することにより、ディレクターの議題を整理します。 彼女は、ディレクターが圧倒されないように、時間管理アプリケーションである inbox zero などのデジタル ツールを使用します。 彼女は、ディレクター、IT、人事マネージャー、セキュリティ スタッフと緊密に連携して、満足のいくサポートを保証します。
スキル 2: 法律および行政基準に関する知識
解決するための専門的なケースのシナリオ: 企業は契約書に署名し、期限までに書類を提出する必要があります。 事務秘書は、会社が法的手続きを理解し、フォーマットを保証し、すべての文書が完全で規制に準拠していることを確認するのを支援します。
問題を解決するために必要な材料とツール: 文書管理ソフトウェア、プレゼンテーション作成ツール、プリンター。
行政書記は、必要なすべての文書を収集し、ファイルを準備し、必要な品質で文書を印刷し、口頭および視覚的プレゼンテーションを作成し、必要に応じて、利害関係者、特に登録された法務担当者間のラウンドテーブルを組織する必要があります。郵便と宅配サービス。
スキル 3: プロフェッショナルなコミュニケーション
解決するための専門的なケースのシナリオ: 病院の事務秘書は患者を受け入れ、医療プロトコルや病院のルートに関するすべての質問に答えなければなりません。 また、看護スタッフが特定のファイルを管理できるように支援する必要もあります。
問題を解決するために必要な材料とツール: 電話、FAX、コンピュータ、管理ソフトウェア。
秘書は患者からの電話を受けて、明確で平易な言葉を使って患者にアドバイスし、医療プロトコルについて知らせます。 彼女は医療スタッフのファイル管理を支援し、患者、家族、医療専門家との信頼関係を確立できるようになります。
スキル 4: チームとして働く
解決するための専門的なケースのシナリオ: 会社の IT 部門とセキュリティ部門は協力して新しいインストールをセットアップする必要があります。 XNUMX つのサービスには異なる要件があります。 事務秘書は、共通のスケジュールを確立し、チームの調整を確実にするのに役立ちます。
問題を解決するために必要な材料とツール: コミュニケーション ツール、追跡ログ、インスタント メッセージング システム。
秘書はチームを調整し、サービスがスケジュールを確実に遵守するようにし、フィードバックを収集し、下された決定の影響をさまざまなチームに通知する責任を負います。 彼女は両方の部門と緊密に連携し、優先順位を確立し、発生した問題を解決します。
スキル 5: ストレスの多い状況に対処する
解決するための専門的なケースのシナリオ: 混乱して非協力的な人物がオフィスに現れました。 彼女は重要な行政手続きについて支援を必要としています。 事務秘書は彼女を迅速に指導し、安心させ、状況が悪化する前に問題を解決しなければなりません。
問題を解決するために必要な材料とツール: ソフトスキル、対人コミュニケーションスキル、行動分析。
行政長官は、苦しんでいる人々に細心の注意を払い、彼らの話を注意深く聞き、彼らを安心させなければなりません。 彼は、外交的かつ機転を利かせて、その人が必要とする社会サービス、法律サービス、医療サービスなどの有用なサービスに人々を誘導する方法を知らなければなりません。
スキル 6: テクノロジーの活用
解決するための専門的なケースのシナリオ: 企業クライアントは、戦略的な運営のために重要な文書を送信する必要があります。 締め切りが迫っており、クライアントは IT セキュリティの制限によりファイルの送信に問題が発生しています。 事務秘書は、低速だと送信の品質が妨げられる間、クライアントがファイルを送信できるように支援する必要があります。
問題を解決するために必要な材料とツール: ファイル転送、圧縮、校正ソフトウェア。
事務次官は技術的問題の原因を特定し、機密性を損なわない解決策を提案し、圧縮ツール、調整、または代替手段を使用してファイルの品質を保証する必要があります。
