एक प्रशासनिक/प्रशासकीय सचिव कैसे कार्य करता है?

पेशेवर विसर्जन में, इन कार्यों और मिशनों की खोज करें और वह इन तकनीकी और पेशेवर कौशल का उपयोग कैसे करता है।

कौशल 1: प्रशासनिक कार्य का प्रबंधन और संगठन

हल करने के लिए व्यावसायिक मामला परिदृश्य: निदेशक का शेड्यूल अतिभारित है और उन्हें 24 घंटों के भीतर महत्वपूर्ण पत्रों का जवाब देना होगा। वह अपने प्रशासनिक सचिव से समय सीमा के आधार पर कार्यों को प्राथमिकता देने और उनके कार्यक्रम में फिट होने वाली नियुक्तियाँ निर्धारित करने में मदद करने के लिए कहता है।

समस्या को हल करने के लिए आवश्यक सामग्री और उपकरण: इलेक्ट्रॉनिक डायरी, डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, योजना उपकरण।

सचिव समय सीमा के अनुसार कार्यों को प्राथमिकता देकर, नियोजित समय सारिणी का सम्मान करके और निदेशक की उपलब्धता को ध्यान में रखते हुए नियुक्तियाँ निर्धारित करके निदेशक के एजेंडे को व्यवस्थित करेगा। वह इनबॉक्स ज़ीरो, एक समय प्रबंधन एप्लिकेशन जैसे डिजिटल टूल का उपयोग करेंगी ताकि निर्देशक अभिभूत न हों। संतोषजनक समर्थन सुनिश्चित करने के लिए वह निदेशक, आईटी, कार्मिक प्रबंधक और सुरक्षा कर्मचारियों के साथ मिलकर काम करेंगी।

कौशल 2: कानून और प्रशासनिक मानकों का ज्ञान

हल करने के लिए व्यावसायिक मामला परिदृश्य: एक कंपनी को एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करना होगा और समय पर दस्तावेज़ जमा करना होगा। प्रशासनिक सचिव कंपनी को कानूनी प्रक्रियाओं को समझने में मदद करता है, प्रारूपण सुनिश्चित करता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी दस्तावेज़ पूर्ण हैं और नियमों के अनुरूप हैं।

समस्या को हल करने के लिए आवश्यक सामग्री और उपकरण: दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, प्रस्तुति निर्माण उपकरण और प्रिंटर।

प्रशासनिक सचिव को सभी आवश्यक दस्तावेज इकट्ठा करने, फाइलें तैयार करने, आवश्यक गुणवत्ता में दस्तावेजों की छपाई सुनिश्चित करने, मौखिक और दृश्य प्रस्तुतियां बनाने और यदि आवश्यक हो, तो हितधारकों, विशेष रूप से पंजीकृत कानूनी अधिकारी के बीच गोलमेज आयोजित करने की आवश्यकता होगी। मेल और कूरियर सेवा।

कौशल 3: व्यावसायिक संचार

हल करने के लिए व्यावसायिक मामला परिदृश्य: अस्पताल के प्रशासनिक सचिव मरीजों का स्वागत करते हैं और उन्हें चिकित्सा प्रोटोकॉल और अस्पताल मार्गों के बारे में उनके सभी सवालों का जवाब देना होगा। उसे कुछ फाइलों के प्रबंधन में नर्सिंग स्टाफ की सहायता भी करनी होगी।

समस्या को हल करने के लिए आवश्यक सामग्री और उपकरण: टेलीफोन, फैक्स, कंप्यूटर, प्रबंधन सॉफ्टवेयर।

सचिव मरीजों को सलाह देने के लिए कॉल लेंगे और उन्हें स्पष्ट और सरल भाषा का उपयोग करके चिकित्सा प्रोटोकॉल के बारे में सूचित करेंगे। वह स्वास्थ्य देखभाल कर्मचारियों को फाइलों का प्रबंधन करने में मदद करेगी और मरीजों, परिवारों और स्वास्थ्य देखभाल पेशेवरों के साथ विश्वास के रिश्ते स्थापित करने में सक्षम होगी।

कौशल 4: एक टीम के रूप में कार्य करना

हल करने के लिए व्यावसायिक मामला परिदृश्य: नई स्थापना स्थापित करने के लिए कंपनी के आईटी और सुरक्षा विभागों को मिलकर काम करना चाहिए। दोनों सेवाओं की अलग-अलग आवश्यकताएं हैं। प्रशासनिक सचिव एक सामान्य कार्यक्रम स्थापित करने और टीमों का समन्वय सुनिश्चित करने में मदद करेंगे।

समस्या को हल करने के लिए आवश्यक सामग्री और उपकरण: संचार उपकरण, ट्रैकिंग लॉग, त्वरित संदेश प्रणाली।

सचिव टीमों के समन्वय के लिए जिम्मेदार होगा, यह सुनिश्चित करेगा कि सेवाएं कार्यक्रम का सम्मान करें, फीडबैक एकत्र करें और लिए गए निर्णयों के प्रभाव के बारे में विभिन्न टीमों को सूचित करें। वह दोनों विभागों के साथ मिलकर काम करेंगी, प्राथमिकताएं तय करेंगी और सामने आने वाली समस्याओं का समाधान करेंगी।

कौशल 5: तनावपूर्ण स्थितियों का प्रबंधन करना

हल करने के लिए व्यावसायिक मामला परिदृश्य: एक व्यक्ति कार्यालय में भ्रमित और असहयोगी दिखाई देता है। उसे आवश्यक प्रशासनिक औपचारिकताओं में सहायता की आवश्यकता है। प्रशासनिक सचिव को उसका शीघ्र मार्गदर्शन करना चाहिए, उसे सहज बनाना चाहिए और स्थिति बिगड़ने से पहले उसकी समस्या का समाधान करना चाहिए।

समस्या को हल करने के लिए आवश्यक सामग्री और उपकरण: सॉफ्ट स्किल, पारस्परिक संचार कौशल और व्यवहार विश्लेषण।

प्रशासनिक सचिव को संकट में फंसे लोगों के प्रति बेहद चौकस रहना चाहिए, उनकी बात ध्यान से सुननी चाहिए और उन्हें आश्वस्त करना चाहिए। उसे पता होना चाहिए कि लोगों को कूटनीति और चातुर्य के साथ उपयोगी सेवाओं, जैसे सामाजिक, कानूनी, चिकित्सा सेवाओं, जिनकी व्यक्ति को आवश्यकता होती है, की ओर कैसे निर्देशित किया जाए।

कौशल 6: प्रौद्योगिकी का उपयोग करना

हल करने के लिए व्यावसायिक मामला परिदृश्य: एक कंपनी के ग्राहक को रणनीतिक संचालन के लिए महत्वपूर्ण दस्तावेज़ भेजने होंगे। समय सीमा सीमित है और क्लाइंट को आईटी सुरक्षा प्रतिबंधों के कारण फ़ाइलें ट्रांसमिट करने में समस्या आ रही है। प्रशासनिक सचिव को क्लाइंट को फ़ाइलें प्रसारित करने में मदद करनी चाहिए जबकि कम गति ट्रांसमिशन की गुणवत्ता में हस्तक्षेप करती है।

समस्या को हल करने के लिए आवश्यक सामग्री और उपकरण: फ़ाइल स्थानांतरण, संपीड़न, अंशांकन सॉफ़्टवेयर।

प्रशासनिक सचिव को तकनीकी समस्याओं के कारण की पहचान करनी चाहिए, एक ऐसा समाधान प्रस्तावित करना चाहिए जो गोपनीयता से समझौता न करे और संपीड़न उपकरण, अंशांकन या विकल्पों का उपयोग करके फ़ाइल गुणवत्ता की गारंटी दे।