आपके ईमेल का विषय सरल और सटीक होना चाहिए. इसे आपके ईमेल की सामग्री का एक सामान्य विचार देना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने बॉस को कोई महत्वपूर्ण दस्तावेज़ भेजना चाहते हैं, तो "भेजने के लिए महत्वपूर्ण दस्तावेज़" जैसे विषय का उपयोग करें।
2. विनम्र सूत्र का प्रयोग करें
अच्छा प्रभाव डालने के लिए अपने ईमेल में विनम्र होना ज़रूरी है। ईमेल भेजने के समय के आधार पर "हैलो" या "शुभ संध्या" जैसे विनम्र वाक्यांश का उपयोग करें।
3. अपना अनुरोध सबमिट करें
अपने ईमेल की पहली पंक्तियों में अपना अनुरोध प्रस्तुत करें। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने बॉस को कोई महत्वपूर्ण दस्तावेज़ भेजना चाहते हैं, तो कुछ ऐसा कहें, "मैं आपको वह दस्तावेज़ भेज रहा हूँ जिसके लिए आपने अनुरोध किया था।"
4. दस्तावेज़ संलग्न करें
दस्तावेज़ को अपने ईमेल के साथ संलग्न करना महत्वपूर्ण है. सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ अच्छी स्थिति में है और खोलने में आसान है।
5. अपना ईमेल भेजने से पहले उसे दोबारा पढ़ें
वर्तनी की गलतियों या टाइप संबंधी गलतियों से बचने के लिए अपने ईमेल को भेजने से पहले उसे प्रूफरीड करना महत्वपूर्ण है। एक बार जब आप संतुष्ट हो जाएं तो आप ईमेल भेज सकते हैं.
दस्तावेज़ भेजने के लिए एक सुव्यवस्थित ईमेल लिखना क्यों महत्वपूर्ण है?
दस्तावेज़ भेजने के लिए एक अच्छी तरह से संरचित ईमेल लिखना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपके प्राप्तकर्ता पर अच्छा प्रभाव डालता है। इससे पता चलता है कि आप पेशेवर हैं और आप अपने अनुरोध को अच्छी तरह से संप्रेषित करने के लिए समय निकालते हैं। इसके अलावा, एक अच्छी तरह से संरचित ईमेल आपके अनुरोध को समझने में आसान बनाता है और गलतफहमी से बचाता है।
ईमेल का उपयोग व्यावसायिक या व्यक्तिगत संदर्भ में दस्तावेज़ भेजने के लिए किया जा सकता है। पेशेवर संदर्भ में, रिपोर्ट, प्रस्ताव, चालान, उद्धरण आदि भेजने के लिए एक ईमेल भेजा जा सकता है। व्यक्तिगत संदर्भ में, फ़ोटो, वीडियो, पत्र आदि भेजने के लिए ईमेल भेजा जा सकता है।
दस्तावेज़ भेजने के लिए ईमेल किसे लिखना चाहिए और क्यों?
दस्तावेज़ भेजने के लिए ईमेल उस व्यक्ति द्वारा लिखा जाना चाहिए जो दस्तावेज़ भेजना चाहता है। यह प्रेषक या प्राप्तकर्ता हो सकता है. इस व्यक्ति को ईमेल लिखना चाहिए क्योंकि वे दस्तावेज़ों की सामग्री को जानते हैं और उनके बारे में सभी आवश्यक जानकारी संचारित कर सकते हैं।
- जो दर्शाता है कि 80% पेशेवर ईमेल खराब तरीके से संरचित और खराब तरीके से लिखे गए हैं, जिससे गलतफहमी हो सकती है और समय बर्बाद हो सकता है
- जो दर्शाता है कि 60% पेशेवर ईमेल प्राप्तकर्ता ऐसे ईमेल पसंद करते हैं जो सरल अनुरोध और विनम्र बयान के साथ संक्षिप्त और स्पष्ट हों
- जो दर्शाता है कि ईमेल खोलने की दर औसतन 20% है, जिसका अर्थ है कि 80% प्राप्तकर्ता ईमेल नहीं पढ़ते हैं
WeTransfer या ड्रॉपबॉक्स जैसी ऑनलाइन सेवाएँ हैं जो आपको ईमेल द्वारा बड़े दस्तावेज़ भेजने की अनुमति देती हैं। ये सेवाएँ आपको कई जीबी तक की फ़ाइलें निःशुल्क भेजने की अनुमति देती हैं।
2. मैं कैसे सुनिश्चित हो सकता हूं कि मेरे प्राप्तकर्ता को मेरे द्वारा ईमेल द्वारा भेजा गया दस्तावेज़ प्राप्त हो गया है?
प्राप्तकर्ता से ईमेल की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए कहना महत्वपूर्ण है। आप मेलट्रैक या बूमरैंग जैसे टूल का उपयोग करके भी अपने ईमेल को ट्रैक कर सकते हैं।
3. संवेदनशील दस्तावेज़ भेजने के लिए एन्क्रिप्टेड ईमेल कैसे भेजें?
प्रोटोनमेल या जीपीजी जैसे एन्क्रिप्शन टूल का उपयोग करके एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजना संभव है। ये उपकरण आपको सुरक्षित रूप से ईमेल भेजने और संवेदनशील दस्तावेज़ों की सुरक्षा करने की अनुमति देते हैं।
4. मैं यह कैसे सुनिश्चित कर सकता हूं कि मेरे ईमेल मेरे प्राप्तकर्ताओं के स्पैम फ़ोल्डर में न जाएं?
स्पष्ट और संक्षिप्त विषय पंक्तियों का उपयोग करना, बड़े अक्षरों और अतिरिक्त शब्दों से बचना, बहुत अधिक लिंक और फ़ोटो का उपयोग न करना और अश्लील या आपत्तिजनक भाषा से बचना महत्वपूर्ण है। आप अपने ईमेल को स्पैम माने जाने से बचाने के लिए अपने प्राप्तकर्ता को अपनी संपर्क सूची में भी जोड़ सकते हैं।
5. मैं अपने द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ों के लिए अनुवर्ती ईमेल कैसे लिखूं?
किसी अनुरोध पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए एक ईमेल विनम्र सूत्र का उपयोग करके और प्रारंभिक अनुरोध को याद करते हुए लिखा जा सकता है। आप यह भी पूछ सकते हैं कि क्या प्राप्तकर्ता को ईमेल प्राप्त हुआ या क्या उन्हें और सहायता की आवश्यकता है।
6. भेजे गए दस्तावेज़ों में त्रुटियों के लिए क्षमा माँगते हुए ईमेल कैसे लिखें?
भेजे गए दस्तावेज़ों में त्रुटियों के लिए माफ़ी मांगते हुए एक ईमेल लिखने के लिए, एक विनम्र वाक्यांश का उपयोग करें और अपनी गलतियों को स्वीकार करें। त्रुटियों को सुधारने के लिए आपके द्वारा पहले से की गई कार्रवाइयों की व्याख्या करें और स्थिति को सुधारने के लिए समाधान सुझाएं।
7. प्राप्त दस्तावेजों के लिए धन्यवाद ईमेल कैसे लिखें?
प्राप्त दस्तावेजों के लिए धन्यवाद ईमेल लिखने के लिए, एक विनम्र वाक्यांश का उपयोग करें और प्राप्त दस्तावेजों के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद दें। यदि आपको अधिक जानकारी चाहिए, तो पूछें कि क्या आप उस व्यक्ति से संपर्क कर सकते हैं।
8. मैं अपने द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ों को भेजने की प्रक्रिया में दूषित होने से कैसे रोकूँ?
भेजे गए दस्तावेज़ों में किसी भी बदलाव से बचने के लिए पीडीएफ या जेपीईजी जैसे मानक फ़ाइल स्वरूपों का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। यह भी सुनिश्चित करें कि फ़ाइल का आकार ईमेल द्वारा भेजने के लिए उपयुक्त है और किसी भी त्रुटि का पता लगाने के लिए फ़ाइल जाँच टूल का उपयोग करें।
:
दस्तावेज़ भेजते समय ईमेल का उदाहरण, दस्तावेज़ संलग्न करने के लिए ईमेल
मैं एक वेब उद्यमी हूं. वेबमास्टर और वेबसाइट संपादक, मैं इंटरनेट उपयोगकर्ताओं के लिए जानकारी को और अधिक सुलभ बनाने के उद्देश्य से इंटरनेट पर सूचना खोज तकनीकों में विशेषज्ञ हूं। हालाँकि इस साइट पर जानकारी की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए हर संभव प्रयास किया गया है, फिर भी हम कोई गारंटी नहीं दे सकते हैं या किसी भी त्रुटि के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराए जा सकते हैं। यदि आप इस साइट पर कोई त्रुटि देखते हैं, तो हम आभारी होंगे यदि आप हमें संपर्क का उपयोग करके सूचित करेंगे: jmandii{}yahoo.fr ({} को @ से बदलें) और हम इसे जल्द से जल्द ठीक करने का प्रयास करेंगे। धन्यवाद
