একজন প্রশাসনিক/প্রশাসনিক সচিব কিভাবে কাজ করে?

পেশাদার নিমজ্জনের মধ্যে, এই কাজগুলি এবং মিশনগুলি আবিষ্কার করুন এবং কীভাবে তিনি এই প্রযুক্তিগত এবং পেশাদার দক্ষতাগুলি ব্যবহার করেন।

দক্ষতা 1: প্রশাসনিক কাজের ব্যবস্থাপনা এবং সংগঠন

সমাধান করার জন্য পেশাদার ক্ষেত্রে পরিস্থিতি: পরিচালকের সময়সূচী ওভারলোড এবং তাকে 24 ঘন্টার মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ চিঠির জবাব দিতে হবে। তিনি তার প্রশাসনিক সচিবকে সময়সীমার উপর ভিত্তি করে কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে এবং তার সময়সূচীর সাথে মানানসই অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেট করতে সাহায্য করতে বলেন।

সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ এবং সরঞ্জাম: ইলেকট্রনিক ডায়েরি, ডিজিটাল ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার, পরিকল্পনা সরঞ্জাম।

সচিব সময়সীমা অনুযায়ী কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিয়ে, পরিকল্পিত সময়সূচীকে সম্মান করে এবং পরিচালকের প্রাপ্যতা বিবেচনায় নিয়ে অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেট করে পরিচালকের এজেন্ডা সংগঠিত করবেন। তিনি ডিজিটাল টুল ব্যবহার করবেন যেমন ইনবক্স জিরো, একটি সময় ব্যবস্থাপনা অ্যাপ্লিকেশন যাতে পরিচালক অভিভূত না হয়। সন্তোষজনক সহায়তা নিশ্চিত করতে তিনি পরিচালক, আইটি, পার্সোনেল ম্যানেজার এবং নিরাপত্তা কর্মীদের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করবেন।

দক্ষতা 2: আইন এবং প্রশাসনিক মান সম্পর্কে জ্ঞান

সমাধান করার জন্য পেশাদার ক্ষেত্রে পরিস্থিতি: একটি কোম্পানি একটি চুক্তি স্বাক্ষর এবং সময়মত নথি জমা দিতে হবে. প্রশাসনিক সচিব কোম্পানিকে আইনি প্রক্রিয়া বুঝতে সাহায্য করে, বিন্যাস নিশ্চিত করে এবং নিশ্চিত করে যে সমস্ত নথি সম্পূর্ণ এবং প্রবিধানের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ।

সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ এবং সরঞ্জাম: নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার, উপস্থাপনা তৈরির সরঞ্জাম এবং প্রিন্টার।

প্রশাসনিক সচিবকে সমস্ত প্রয়োজনীয় নথি সংগ্রহ করতে হবে, ফাইল প্রস্তুত করতে হবে, প্রয়োজনীয় গুণমানে নথির মুদ্রণ নিশ্চিত করতে হবে, মৌখিক এবং ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনা তৈরি করতে হবে এবং প্রয়োজনে স্টেকহোল্ডারদের মধ্যে, বিশেষ করে আইনি অফিসার, নিবন্ধিতদের মধ্যে গোল টেবিলের আয়োজন করতে হবে। মেইল এবং কুরিয়ার সার্ভিস।

দক্ষতা 3: পেশাদার যোগাযোগ

সমাধান করার জন্য পেশাদার ক্ষেত্রে পরিস্থিতি: হাসপাতালের প্রশাসনিক সচিব রোগীদের গ্রহণ করেন এবং চিকিৎসা প্রোটোকল এবং হাসপাতালের রুট সম্পর্কে তাদের সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে। তাকে অবশ্যই কিছু ফাইল পরিচালনায় নার্সিং কর্মীদের সহায়তা করতে হবে।

সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ এবং সরঞ্জাম: টেলিফোন, ফ্যাক্স, কম্পিউটার, ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার।

সচিব রোগীদের কাছ থেকে তাদের পরামর্শ দেওয়ার জন্য কল নেবেন এবং পরিষ্কার এবং সহজ ভাষা ব্যবহার করে মেডিকেল প্রোটোকল সম্পর্কে তাদের অবহিত করবেন। তিনি স্বাস্থ্যসেবা কর্মীদের ফাইলগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করবেন এবং রোগী, পরিবার এবং স্বাস্থ্যসেবা পেশাদারদের সাথে আস্থার সম্পর্ক স্থাপন করতে সক্ষম হবেন।

দক্ষতা 4: একটি দল হিসাবে কাজ করা

সমাধান করার জন্য পেশাদার ক্ষেত্রে পরিস্থিতি: একটি নতুন ইনস্টলেশন সেট আপ করতে কোম্পানির আইটি এবং সুরক্ষা বিভাগগুলিকে একসাথে কাজ করতে হবে৷ দুটি পরিষেবার আলাদা প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। প্রশাসনিক সচিব একটি সাধারণ সময়সূচী স্থাপন এবং দলের সমন্বয় নিশ্চিত করতে সহায়তা করবেন।

সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ এবং সরঞ্জাম: যোগাযোগের সরঞ্জাম, ট্র্যাকিং লগ, তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ সিস্টেম।

সেক্রেটারি দলের সমন্বয়ের জন্য দায়ী থাকবেন, পরিষেবাগুলি সময়সূচীকে সম্মান করে তা নিশ্চিত করা, প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করা এবং গৃহীত সিদ্ধান্তগুলির প্রভাব সম্পর্কে বিভিন্ন দলকে জানানো। তিনি উভয় বিভাগের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করবেন, অগ্রাধিকার প্রতিষ্ঠা করবেন এবং সমস্যাগুলির সমাধান করবেন।

দক্ষতা 5: চাপের পরিস্থিতি পরিচালনা করা

সমাধান করার জন্য পেশাদার ক্ষেত্রে পরিস্থিতি: একজন ব্যক্তি অফিসে দেখায়, বিভ্রান্ত এবং অসহযোগী। তার প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক আনুষ্ঠানিকতার জন্য সহায়তা প্রয়োজন। প্রশাসনিক সচিবকে অবশ্যই তাকে দ্রুত গাইড করতে হবে, তাকে স্বস্তিতে রাখতে হবে এবং পরিস্থিতি খারাপ হওয়ার আগে তার সমস্যা সমাধান করতে হবে।

সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ এবং সরঞ্জাম: নরম দক্ষতা, আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ দক্ষতা এবং আচরণগত বিশ্লেষণ।

প্রশাসনিক সচিবকে অবশ্যই দুর্দশাগ্রস্ত লোকদের প্রতি অত্যন্ত মনোযোগী হতে হবে, তাদের কথা মনোযোগ সহকারে শুনুন এবং তাদের আশ্বস্ত করুন। কূটনীতি এবং কৌশলে ব্যক্তির প্রয়োজনীয় সামাজিক, আইনি, চিকিৎসা পরিষেবাগুলির মতো দরকারী পরিষেবাগুলিতে কীভাবে লোকেদের নির্দেশ দেওয়া যায় তা তাকে অবশ্যই জানতে হবে।

দক্ষতা 6: প্রযুক্তি ব্যবহার করা

সমাধান করার জন্য পেশাদার ক্ষেত্রে পরিস্থিতি: একটি কোম্পানি ক্লায়েন্ট একটি কৌশলগত অপারেশন জন্য গুরুত্বপূর্ণ নথি পাঠাতে হবে. সময়সীমা কঠোর এবং ক্লায়েন্ট আইটি নিরাপত্তা বিধিনিষেধের কারণে ফাইল প্রেরণে সমস্যা অনুভব করছে। প্রশাসনিক সচিবকে অবশ্যই ক্লায়েন্টকে ফাইলগুলি প্রেরণে সহায়তা করতে হবে যখন কম গতি ট্রান্সমিশনের গুণমানে হস্তক্ষেপ করে।

সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ এবং সরঞ্জাম: ফাইল স্থানান্তর, কম্প্রেশন, ক্রমাঙ্কন সফ্টওয়্যার।

প্রশাসনিক সচিবকে অবশ্যই প্রযুক্তিগত সমস্যার কারণ চিহ্নিত করতে হবে, এমন একটি সমাধান প্রস্তাব করতে হবে যা গোপনীয়তার সাথে আপস করে না এবং কম্প্রেশন টুল, ক্রমাঙ্কন বা বিকল্প ব্যবহার করে ফাইলের গুণমানের গ্যারান্টি দেয়।