আপনার ইমেইলের বিষয় সহজ এবং সুনির্দিষ্ট হওয়া উচিত। এটি আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে একটি সাধারণ ধারণা দিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার বসকে একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি পাঠাতে চান, তাহলে "প্রেরণের জন্য গুরুত্বপূর্ণ নথি" এর মতো একটি বিষয় ব্যবহার করুন।
2. একটি ভদ্র সূত্র ব্যবহার করুন
একটি ভাল ধারণা দিতে আপনার ইমেলে ভদ্র হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। আপনি ইমেল পাঠানোর সময়ের উপর নির্ভর করে "হ্যালো" বা "শুভ সন্ধ্যা" এর মতো একটি ভদ্র বাক্যাংশ ব্যবহার করুন।
3. আপনার অনুরোধ জমা দিন
আপনার ইমেলের প্রথম লাইনে, আপনার অনুরোধ পরিচয় করিয়ে দিন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার বসের কাছে একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি পাঠাতে চান, তাহলে এমন কিছু বলুন "আমি আপনাকে যে নথিটি সংযুক্ত করার অনুরোধ করেছেন তা পাঠাচ্ছি।"
4. নথি সংযুক্ত করুন
আপনার ইমেলের সাথে নথিটি সংযুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। নিশ্চিত করুন যে নথিটি ভাল অবস্থায় আছে এবং খোলা সহজ।
5. এটি পাঠানোর আগে আপনার ইমেল পুনরায় পড়ুন
বানান ভুল বা টাইপো এড়াতে এটি পাঠানোর আগে আপনার ইমেলটি প্রুফরিড করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি সন্তুষ্ট হলে, আপনি ইমেল পাঠাতে পারেন.
নথি পাঠানোর জন্য একটি সুগঠিত ইমেল লেখা কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ডকুমেন্ট পাঠানোর জন্য একটি সুগঠিত ইমেল লেখা গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি আপনার প্রাপককে ভালো ধারণা দেয়। এটি দেখায় যে আপনি পেশাদার এবং আপনি আপনার অনুরোধটি ভালভাবে যোগাযোগ করতে সময় নেন। উপরন্তু, একটি সুগঠিত ইমেল আপনার অনুরোধ বুঝতে সহজ করে এবং ভুল বোঝাবুঝি এড়ায়।
একটি ইমেল নথি পাঠাতে একটি পেশাদারী বা ব্যক্তিগত প্রসঙ্গে ব্যবহার করা যেতে পারে. একটি পেশাদার প্রেক্ষাপটে, রিপোর্ট, প্রস্তাব, চালান, উদ্ধৃতি ইত্যাদি পাঠাতে একটি ইমেল পাঠানো যেতে পারে। ব্যক্তিগত প্রসঙ্গে, ছবি, ভিডিও, চিঠি ইত্যাদি পাঠানোর জন্য একটি ইমেল পাঠানো যেতে পারে।
নথি পাঠানোর ইমেলটি অবশ্যই সেই ব্যক্তির দ্বারা লিখতে হবে যিনি নথিগুলি পাঠাতে চান৷ এটি প্রেরক বা প্রাপক হতে পারে। এই ব্যক্তির ইমেলটি লেখা উচিত কারণ তারা নথির বিষয়বস্তু জানে এবং তাদের সম্পর্কে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য যোগাযোগ করতে পারে৷
- যা দেখায় যে পেশাদার ইমেলগুলির 80% খারাপভাবে কাঠামোগত এবং খারাপভাবে লেখা হয়, যা ভুল বোঝাবুঝি এবং সময় নষ্ট করতে পারে
- যা দেখায় যে 60% পেশাদার ইমেল প্রাপক একটি সহজ অনুরোধ এবং একটি ভদ্র বিবৃতি সহ সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট ইমেল পছন্দ করেন
- যা দেখায় যে ইমেল খোলার হার গড়ে 20%, যার মানে 80% প্রাপক ইমেল পড়ে না
WeTransfer বা Dropbox এর মতো অনলাইন পরিষেবা রয়েছে যা আপনাকে ইমেলের মাধ্যমে বড় নথি পাঠাতে দেয়। এই পরিষেবাগুলি আপনাকে বিনামূল্যে কয়েক GB পর্যন্ত ফাইল পাঠাতে দেয়।
2. আমি কীভাবে নিশ্চিত হতে পারি যে আমার প্রাপক আমার ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো নথিটি পেয়েছেন?
ইমেলের প্রাপ্তি নিশ্চিত করতে প্রাপককে জিজ্ঞাসা করা গুরুত্বপূর্ণ। এছাড়াও আপনি MailTrack বা Boomerang এর মত টুল ব্যবহার করে আপনার ইমেল ট্র্যাক করতে পারেন।
3. সংবেদনশীল নথি পাঠাতে কিভাবে একটি এনক্রিপ্ট করা ইমেল পাঠাতে হয়?
প্রোটনমেইল বা জিপিজির মতো এনক্রিপশন টুল ব্যবহার করে একটি এনক্রিপ্ট করা ইমেল পাঠানো সম্ভব। এই সরঞ্জামগুলি আপনাকে নিরাপদে ইমেল পাঠাতে এবং সংবেদনশীল নথিগুলিকে সুরক্ষিত করতে দেয়৷
4. আমি কীভাবে নিশ্চিত করতে পারি যে আমার ইমেলগুলি আমার প্রাপকদের স্প্যাম ফোল্ডারে না যায়?
পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত বিষয় লাইন ব্যবহার করা, বড় অক্ষর এবং অতিরিক্ত শব্দ এড়ানো, খুব বেশি লিঙ্ক এবং ফটো ব্যবহার না করা এবং অশ্লীল বা আপত্তিকর ভাষা এড়ানো গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ইমেলগুলিকে স্প্যাম হিসাবে বিবেচিত হওয়া থেকে আটকাতে আপনি আপনার প্রাপককে আপনার যোগাযোগের তালিকায় যুক্ত করতে পারেন।
5. আমি যে নথিগুলি পাঠিয়েছি তার জন্য আমি কীভাবে একটি ফলো-আপ ইমেল লিখব?
একটি অনুরোধ অনুসরণ করার জন্য একটি ইমেল একটি ভদ্র সূত্র ব্যবহার করে এবং প্রাথমিক অনুরোধটি স্মরণ করে লেখা যেতে পারে। আপনি জিজ্ঞাসা করতে পারেন যে প্রাপক ইমেল পেয়েছেন কিনা বা তাদের আরও সহায়তা প্রয়োজন কিনা।
6. পাঠানো নথিতে ত্রুটির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী একটি ইমেল কীভাবে লিখবেন?
প্রেরিত নথিতে ত্রুটির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী একটি ইমেল লিখতে, একটি ভদ্র বাক্যাংশ ব্যবহার করুন এবং আপনার ভুলগুলি স্বীকার করুন। ত্রুটিগুলি সংশোধন করার জন্য আপনি ইতিমধ্যে যে পদক্ষেপ নিয়েছেন তা ব্যাখ্যা করুন এবং পরিস্থিতির প্রতিকারের জন্য সমাধানের পরামর্শ দিন।
7. প্রাপ্ত নথিগুলির জন্য কীভাবে একটি ধন্যবাদ ইমেল লিখবেন?
প্রাপ্ত নথিগুলির জন্য একটি ধন্যবাদ ইমেল লিখতে, একটি ভদ্র বাক্যাংশ ব্যবহার করুন এবং প্রাপ্ত নথিগুলির জন্য প্রাপককে ধন্যবাদ দিন। আপনার যদি আরও তথ্যের প্রয়োজন হয়, আপনি ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।
8. কিভাবে আমি যে নথিগুলি প্রেরণ করি সেগুলি প্রেরণ প্রক্রিয়ায় দূষিত হওয়া থেকে আটকাতে পারি?
প্রেরিত নথির কোনো পরিবর্তন এড়াতে PDF বা JPEG-এর মতো স্ট্যান্ডার্ড ফাইল ফরম্যাট ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ। এছাড়াও নিশ্চিত করুন যে ফাইলের আকারগুলি ইমেলের মাধ্যমে পাঠানোর জন্য উপযুক্ত এবং কোনো ত্রুটি সনাক্ত করতে ফাইল চেকিং সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন৷
:
একটি নথি পাঠানোর সময় ইমেলের উদাহরণ, একটি নথি সংযুক্ত করতে ইমেল
আমি একজন ওয়েব উদ্যোক্তা। ওয়েবমাস্টার এবং ওয়েবসাইট এডিটর, আমি ইন্টারনেট ব্যবহারকারীদের কাছে তথ্যকে আরও বেশি অ্যাক্সেসযোগ্য করার লক্ষ্যে ইন্টারনেটে তথ্য অনুসন্ধান কৌশলগুলিতে বিশেষজ্ঞ। যদিও এই সাইটে তথ্যের যথার্থতা নিশ্চিত করার জন্য সর্বাত্মক প্রচেষ্টা করা হয়েছে, আমরা কোনো গ্যারান্টি দিতে পারি না বা কোনো ত্রুটির জন্য দায়ী হতে পারি না। আপনি যদি এই সাইটে কোনো ত্রুটি লক্ষ্য করেন, তাহলে আমরা কৃতজ্ঞ থাকব যদি আপনি যোগাযোগ ব্যবহার করে আমাদের অবহিত করেন: jmandii{}yahoo.fr (@ দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন) এবং আমরা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এটি সংশোধন করার চেষ্টা করব৷ ধন্যবাদ
