يجب أن يكون موضوع بريدك الإلكتروني بسيطًا ودقيقًا. يجب أن يعطي فكرة عامة عن محتوى بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال، إذا كنت تريد إرسال مستند مهم إلى رئيسك في العمل، فاستخدم موضوعًا مثل "مستند مهم لإرساله".
2. استخدم صيغة مهذبة
من المهم أن تكون مهذبًا في بريدك الإلكتروني لتعطي انطباعًا جيدًا. استخدم عبارة مهذبة مثل "مرحبًا" أو "مساء الخير" اعتمادًا على الوقت الذي ترسل فيه البريد الإلكتروني.
3. أرسل طلبك
في الأسطر الأولى من رسالتك الإلكترونية، قم بتقديم طلبك. على سبيل المثال، إذا كنت تريد إرسال مستند مهم إلى رئيسك في العمل، فقل شيئًا مثل "سأرسل إليك المستند الذي طلبته مرفقًا".
4. قم بإرفاق المستند
من المهم إرفاق المستند بالبريد الإلكتروني الخاص بك. تأكد من أن المستند في حالة جيدة وسهل الفتح.
5. أعد قراءة بريدك الإلكتروني قبل إرساله
من المهم تدقيق بريدك الإلكتروني قبل إرساله لتجنب الأخطاء الإملائية أو الأخطاء المطبعية. بمجرد رضاك، يمكنك إرسال البريد الإلكتروني.
لماذا من المهم كتابة بريد إلكتروني جيد التنظيم لإرسال المستندات؟
من المهم كتابة بريد إلكتروني جيد التنظيم لإرسال المستندات لأنه يعطي انطباعًا جيدًا للمستلم. وهذا يدل على أنك محترف وأنك تأخذ الوقت الكافي لتوصيل طلبك بشكل جيد. بالإضافة إلى ذلك، فإن البريد الإلكتروني المنظم جيدًا يجعل طلبك أسهل للفهم ويتجنب سوء الفهم.
يمكن استخدام البريد الإلكتروني في سياق مهني أو شخصي لإرسال المستندات. في السياق المهني، يمكن إرسال بريد إلكتروني لإرسال التقارير والمقترحات والفواتير وعروض الأسعار وما إلى ذلك. في السياق الشخصي، يمكن إرسال بريد إلكتروني لإرسال الصور ومقاطع الفيديو والرسائل وما إلى ذلك.
من يجب عليه كتابة البريد الإلكتروني لإرسال المستندات ولماذا؟
يجب أن يكون البريد الإلكتروني لإرسال المستندات مكتوبًا من قبل الشخص الذي يرغب في إرسال المستندات. يمكن أن يكون هذا هو المرسل أو المستلم. يجب على هذا الشخص كتابة البريد الإلكتروني لأنه يعرف محتويات المستندات ويمكنه توصيل جميع المعلومات اللازمة عنها.
- والتي تبين أن 80% من رسائل البريد الإلكتروني المهنية سيئة التنظيم ومكتوبة بشكل سيئ، مما قد يؤدي إلى سوء الفهم وإضاعة الوقت
- مما يوضح أن 60% من مستلمي البريد الإلكتروني المحترفين يفضلون رسائل البريد الإلكتروني التي تكون موجزة وواضحة، مع طلب بسيط وبيان مهذب
- والتي تبين أن معدل فتح البريد الإلكتروني هو 20% في المتوسط، مما يعني أن 80% من المستلمين لا يقرؤون البريد الإلكتروني
1. كيفية إرسال المستندات الكبيرة عبر البريد الإلكتروني؟
هناك خدمات عبر الإنترنت مثل WeTransfer أو Dropbox تسمح لك بإرسال مستندات كبيرة عبر البريد الإلكتروني. تتيح لك هذه الخدمات إرسال ملفات يصل حجمها إلى عدة جيجابايت مجانًا.
2. كيف يمكنني التأكد من أن المستلم قد تلقى المستند الذي أرسلته عبر البريد الإلكتروني؟
من المهم أن تطلب من المستلم تأكيد استلام البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا تتبع بريدك الإلكتروني باستخدام أدوات مثل MailTrack أو Boomerang.
3. كيف يتم إرسال بريد إلكتروني مشفر لإرسال المستندات الحساسة؟
من الممكن إرسال بريد إلكتروني مشفر باستخدام أدوات التشفير مثل ProtonMail أو GPG. تتيح لك هذه الأدوات إرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل آمن وحماية المستندات الحساسة.
4. كيف يمكنني التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي لن تنتهي في مجلدات البريد العشوائي الخاصة بالمستلمين؟
من المهم استخدام سطور موضوع واضحة وموجزة، وتجنب الأحرف الكبيرة والكلمات الزائدة، وعدم استخدام الكثير من الروابط والصور، وتجنب اللغة المبتذلة أو المسيئة. يمكنك أيضًا إضافة المستلم إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك لمنع اعتبار رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بريدًا عشوائيًا.
5. كيف أكتب بريدًا إلكترونيًا لمتابعة المستندات التي أرسلتها؟
يمكن كتابة بريد إلكتروني لمتابعة الطلب باستخدام صيغة مهذبة وتذكير الطلب الأولي. يمكنك أيضًا السؤال عما إذا كان المستلم قد تلقى البريد الإلكتروني أو إذا كان بحاجة إلى مزيد من المساعدة.
6. كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا تعتذر فيه عن الأخطاء في المستندات المرسلة؟
لكتابة بريد إلكتروني تعتذر فيه عن الأخطاء في المستندات المرسلة، استخدم عبارة مهذبة واعترف بأخطائك. اشرح الإجراءات التي قمت بها بالفعل لتصحيح الأخطاء واقتراح حلول لمعالجة الموقف.
7. كيف تكتب رسالة شكر بالبريد الإلكتروني على المستندات المستلمة؟
لكتابة رسالة شكر بالبريد الإلكتروني على المستندات المستلمة، استخدم صيغة مهذبة واشكر المستلم على المستندات المستلمة. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات، اسأل إذا كان بإمكانك الاتصال بالشخص.
8. كيف أمنع تلف المستندات التي أرسلها أثناء عملية الإرسال؟
من المهم استخدام تنسيقات الملفات القياسية مثل PDF أو JPEG لتجنب أي تغيير في المستندات المرسلة. تأكد أيضًا من أن أحجام الملفات مناسبة للإرسال عبر البريد الإلكتروني واستخدم أدوات فحص الملفات لاكتشاف أي أخطاء.
:
مثال على البريد الإلكتروني عند إرسال مستند، البريد الإلكتروني لإرفاق مستند
أنا رجل أعمال على شبكة الإنترنت. مدير الموقع ومحرر موقع الويب، أنا متخصص في تقنيات البحث عن المعلومات على الإنترنت بهدف جعل المعلومات في متناول مستخدمي الإنترنت بشكل أكبر. على الرغم من بذل كل الجهود لضمان دقة المعلومات الواردة في هذا الموقع، إلا أننا لا نستطيع تقديم أي ضمانات أو أن نتحمل المسؤولية عن أي أخطاء يتم ارتكابها. إذا لاحظت وجود خطأ في هذا الموقع، سنكون ممتنين لو أبلغتنا بذلك باستخدام جهة الاتصال: jmandii{}yahoo.fr (استبدل {} بـ @) وسنسعى إلى تصحيحه في أقرب وقت ممكن. شكرًا
